Antes del evento
1. Adquirir el producto para expositores
Por favor, contacta con el equipo de ventas o tu Administrador de Cuenta para contratar este producto.
2. Activar el producto
Una vez hayas contratado el producto, inicia sesión en tu plataforma y actívalo en un evento en concreto.
Para activar el producto, puedes ir al PANEL DEL EVENTO y seleccionar Activar, o directamente hacer clic en el producto EXPOSITORES en el menú de la izquierda.
3. Crea diferentes tipos de stands de expositor
Todas las empresas expositoras que añadas en el producto Expositores tendrán que tener asignado un tipo de stand. Al crear el tipo de stand, puedes añadir instrucciones específicas y definir límites al número de personal del equipo que pueden añadirse por empresa expositora, y el máximo de reuniones 1-2-1 que puede tener cada miembro del equipo (si también has contratado el Organizador de Reuniones 1-2-1).
4. Establecer categorías de expositores
Primero, crea los grupos y luego podrás crear subcategorías. Estos pueden usarse para filtrar expositores en otros productos de EventsCase, como la app del evento, la página web y el organizador de reuniones 1-2-1.
5. Crear un formulario de registro para expositores
En esta sección, puedes crear un formulario de registro para los expositores. Si añades al menos una pregunta, el responsable del stand tendrá que completar el formulario cuando acceda a su área del expositor (Mi Stand). El responsable del stand podrá modificar las respuestas a sus preguntas desde el apartado Formulario de registro de su área del expositor.
Si utilizas los siguientes botones podrás añadir pregunta/texto, descargarte los resultados de las respuestas de tus expositores y visualizar las analíticas.
Puedes elegir entre los siguientes tipos de pregunta:
Área de texto pequeña: para preguntas abiertas (respuestas limitadas a 250 palabras).
Área de texto grande: para preguntas abiertas (respuestas con número ilimitado de palabras).
Checkbox: una casilla de selección.
Seleccionar opción de una lista: para preguntas de elección múltiple; solo se permite una respuesta.
Título de pregunta: texto simple. Se puede utilizar para separar el formulario de registro en diferentes secciones.
File: permite a los asistentes subir cualquier tipo de archivo en el formulario de registro.
Puntuación 1-10: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 1 al 10.
Puntuación 1-5: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 1 al 5.
Puntuación 0-10: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 0 al 10.
Fecha: se utiliza para respuestas con fecha.
Número: se utiliza para respuestas con número.
Número de teléfono: se utiliza para responder con número de teléfono.
Hora: se utiliza para respuestas con hora.
Texto explicativo: texto simple. Se puede utilizar para añadir texto en cualquier parte del formulario de registro.
6. Añadir expositores
Al crear un nuevo expositor, tendrás que asignar un “responsable” al stand. Esta persona recibirá un e-mail y tendrá acceso al portal del expositor (Mi Stand) para editar toda la información asociada con su stand. Los propietarios también podrán añadir otros miembros del personal y darles acceso al mismo portal y al organizador de reuniones 1-2-1.
Recuerda asignar un tipo de stand a cada expositor.
Se puede añadir expositores:
Para ello, necesitarás especificar el nombre de la empresa expositora, el e-mail de la persona responsable del stand (el propietario del stand), el tipo de stand y el ID del stand (este último, opcional).
En bloque al cargar un archivo CSV
Utiliza la plantilla facilitada haciendo clic en Importar CSV.
Ten en cuenta que si importas un archivo en CSV se activará el siguiente correo electrónico: Email enviado al administrador del stand (cliente) cuando el stand es creado con el objetivo de invitarle al área de expositores. Este es el e-mail que recibirá el responsable del stand (el correo electrónico de la persona responsable del stand) de cada empresa expositora.
7. Sincronizar el producto 1-2-1, si está activado
En esta pestaña, podrás sincronizar el producto Expositores con el Organizador de reuniones 1-2-1 (si también está contratado). Al activar la primera opción, Sincronizar la creación y reserva automática de mesas en el 1-2-1, los asistentes que estén utilizando el organizador de reuniones podrán ver la lista de expositores cuando intenten programar reuniones.
La segunda casilla, Sincronizar las restricciones de reuniones 1-2-1 asociadas a cada Tipo de Stand, limitará el número máximo de reuniones que tiene todo el personal de cada empresa expositora, en función del límite que hayas configurado dentro de su tipo de stand asignado.
BUENAS PRÁCTICAS
Pídeles a los expositores que actualicen su información como el logo de la empresa, la descripción etc.
Recuerda a los expositores que suban archivos descargables (folletos, presentaciones, etc.) para que los usuarios puedan acceder a ellos a través de la web o de la app.
Si es posible, utiliza el producto de expositores en conjunto con el organizador de reuniones 1-2-1, ya que hará que el proceso de reservar reuniones online con expositores sea más intuitivo.
