Antes del Evento
1. Adquirir el Producto Generador de Acreditaciones
Por favor, contacta con el equipo de ventas o con tu Gestor de Cuentas para contratar este producto.
2. Activar Producto
Una vez hayas contratado el producto, inicia sesión en tu plataforma y actívalo en un evento en concreto.
Para activar el producto, puedes ir al PANEL DEL EVENTO y seleccionar Activar, o directamente hacer clic en el producto GENERADOR DE ACREDITACIONES, que encontrarás en el menú de la izquierda.
3. Crear una Acreditación Nueva
4. Descargar una Plantilla (opcional)
Puedes descargarte una de nuestras plantillas tamaño A4 (210 x 297 mm) que podrás personalizar y subir como imagen de fondo, o puedes crear una nueva acreditación desde cero.
Selecciona Descargar plantilla o Usar plantilla para utilizar una de nuestras plantillas A4:
A continuación, observa los parámetros que puedes ajustar:
Título del Diseño: el título de tu acreditación
Anchura en milímetros: la anchura de tu acreditación
Altura en milímetros: la altura de tu acreditación
Imagen de fondo: una opción para añadir una imagen de fondo. Por favor, asegúrate de que la imagen tiene un tamaño proporcional al tamaño de la plantilla. Por ejemplo, recomendamos subir una imagen de 1356 píxeles x 1920 píxeles como imagen de fondo para una plantilla A4.
Para cambiar el tamaño de la plantilla de la acreditación, cambia las dimensiones (ancho y alto) en milímetros. El tamaño de la plantilla por defecto corresponde a un A4 (210 mm x 297 mm), ya que es el más fácil de imprimir con una impresora común. Una vez el folio A4 se doble en cuatro, se transforma en una acreditación tamaño A6, que es el tamaño típico de conferencias y eventos.
6. Personaliza el Diseño de tu Acreditación
Puedes Subir nueva Imagen y Añadir nuevo texto, así como añadir campos con información del registro de los asistentes en las acreditaciones.
La información de los asistentes puede añadirse de la siguiente forma:
Información de perfil: corresponde a campos principales de registro, como son el nombre, la empresa, el puesto o la dirección de correo electrónico.
Imágenes de perfil: estas incluyen el código QR y la imagen de perfil asociada con la cuenta de cada asistente en la plataforma.
Información de asistencia: incluyen el tipo de asistente, el motivo para asistir (módulo de networking), y el nombre del ticket (nombre del ticket adquirido).
Formulario de registro: estos son los campos que derivan del formulario de registro del evento.
Para añadir información de los asistentes o del registro en las acreditaciones, simplemente haz clic en cualquiera de los campos mostrados arriba. Aparecerán de manera automática en la plantilla de la acreditación.
Si quieres ajustar elementos y textos en la plantilla, arrastra y suéltalos para reposicionarlos. También se abrirá una barra de herramientas si deseas cambiar las propiedades del texto, así como el tamaño de la fuente y la orientación.
7. Generar y Descargar Acreditaciones
Esta sección te permite generar las acreditaciones (paso final) y personalizar el e-mail asociado si eliges enviárselas a los asistentes (uno por uno) o a una dirección de correo personalizada. Se pueden editar los siguientes campos:
Email de (nombre de contacto): tu nombre de contacto en el correo electrónico
Asunto: línea de asunto del e-mail.
Email a (receptor de las acreditaciones): hay tres opciones entre las que elegir; puedes enviarte el e-mail a ti mismo, a los asistentes (uno por uno) o a otra dirección de correo específica.
Texto del Email: una opción para subir la plantilla del e-mail en formato .json.
Si te envías el correo a ti mismo (eligiendo Mi email, o escribiendo tu dirección de correo en el campo correspondiente al seleccionar Otro email), recibirás las acreditaciones por e-mail o se te notificará de que hay un archivo listo para descargar en el Panel de Control.
Los archivos se generan sólo cuando la lista de asistentes supera los 500 asistentes. Aquí tienes un ejemplo de dónde descargar los archivos generados:
Si envías el correo a los asistentes (uno por uno), recibirán su acreditación individual vía e-mail.
Presta atención a los filtros extra que puedes aplicar si quieres generar acreditaciones sólo para un subconjunto específico:
Por idioma seleccionado del asistente: opción para crear una acreditación según el idioma que haya seleccionado el asistente para realizar su registro. Esta opción sólo se aplica si has activado más de un idioma en el evento.
Por tipo de categoría: opción para crear una acreditación según el tipo de asistente (como Ponente, Visitante, Expositor… etc.). Esta opción sólo se aplica si has activado los tipos de asistente en el evento.
Por tipo de ticket: opción para crear una acreditación según el tipo de ticket que haya comprado/utilizado en el registro un asistente. Esta opción sólo se aplica si tu evento tiene tickets.
Si has aplicado los filtros mencionados arriba (por idioma, tipo de categoría y tipo de ticket), las acreditaciones se enviarán sólo al subconjunto determinado por el filtro elegido.
Por ejemplo, si quieres enviar las acreditaciones sólo a los ponentes de tu evento, asegúrate de que eliges “ponentes” en el filtro Por tipo de categoría.
Cuando envíes las acreditaciones a Asistentes (uno por uno) o a Otro email, se recomienda que personalices el correo. Recibirán el correo con la acreditación adjunta en PDF.
Una vez hayas completado el diseño, aplicado los filtros, y elegido los receptores del correo, el paso más importante para generar y recibir las acreditaciones es hacer clic en Generar y enviar por email.
Si deseas previsualizar la acreditación en tiempo real al final antes de generarla y enviarla, puedes descargarte la plantilla:
8. Guardar cambios
Guarda el diseño de la acreditación y todos los cambios que hayas elegido haciendo clic en el botón Guardar cambios.
Buenas Prácticas
Añade tanta información como sea posible a las acreditaciones utilizando los campos para la información del perfil, de asistencia y de registro.
Si eliges la acreditación plegable tamaño A4, puedes utilizar las partes dobladas (ocultas) de la acreditación para añadir información adicional, como el mapa del lugar del evento y la lista de patrocinadores.
Si eliges un tamaño menos convencional que no puede imprimirse fácilmente con una impresora común, será mejor que trabajes con una empresa de impresión profesional para que se encarguen de realizar este proceso por ti.
Envíate una acreditación de prueba antes de enviar todas las acreditaciones a los asistentes, para asegurarte de que el formato y el diseño son adecuados.
