Para acceder al Nuevo Sistema de Reuniones como asistente, deberás dirigirte a la Digital Venue del evento.
Una vez dentro, haz clic en la pestaña Asistentes en el menú del lado derecho. Selecciona la persona con la que desees programar una reunión y, finalmente, haz clic en Solicitar reunión.
Una vez hecho esto, verás la ventana de solicitud de reunión en la que podrás establecer el nombre de la reunión y elegir la fecha/hora de inicio. La duración de la reunión la establece el organizador del evento. De forma predeterminada, la solicitud de reunión solamente se envía al asistente seleccionado, pero es posible añadir más participantes si es necesario.
Dependiendo de los espacios configurados por el organizador del evento, podrás elegir dónde encontrarte con los participantes en caso de que las reuniones sean presenciales. También puedes añadir un mensaje antes de finalizar la solicitud.
Si el organizador del evento ha activado las videollamadas para el evento, se generará automáticamente un enlace de videollamada dentro de la solicitud de reunión, que se podrá utilizar para reunirse con los asistentes de manera virtual.
Una vez se envía la solicitud de reunión, los demás participantes recibirán un correo electrónico pidiéndoles que inicien sesión en Digital Venue para aceptar dichas solicitudes.
Si recibes una notificación de una solicitud de reunión por correo electrónico, al hacer clic en el botón "Ver más detalles" (el texto puede variar según la configuración del correo electrónico) accederás a la Digital Venue, una vez iniciada la sesión podrás aceptar o rechazar las solicitudes de reunión desde la pestaña Calendario:
Una solicitud de reunión confirmada se verá de este modo en tu calendario:
Para saber si los participantes de la reunión aceptaron tu solicitud, selecciona la reunión específica y comprueba el estado de respuesta que se encuentra en la parte superior del icono de cada asistente.
Una marca de verificación verde significa que el asistente ha aceptado tu solicitud, un reloj amarillo significa que todavía está pendiente de respuesta y una X roja significa que el asistente ha rechazado tu solicitud.
El día del evento, consulta tu calendario en la Digital Venue y reúnete con los asistentes siguiendo los horarios y espacios acordados.
Aparecerá un punto rojo si tienes solicitudes pendientes
Aquí verás todas las solicitudes de reunión.
Al seleccionar la solicitud podrás aceptarla o rechazarla.
