Si estas buscando cómo gestionar la lista de asistentes para tu evento y aún no eres cliente, descubre cómo podemos ayudarte en el siguiente enlace:
Crear formularios de registro para eventos
La LISTA DE ASISTENTES es el núcleo de tu evento. En esta sección, verás a todos los asistentes confirmados (aprobados) y todos los registros a tu evento.
Solo los asistentes que estén en la lista de Asistentes aprobados tendrán acceso o serán gestionados para los siguientes productos: website, app del evento, generador de acreditaciones y app de check-in.
En Asistentes, ubicado también en el Panel del Evento, verás diferentes listas dependiendo de la configuración básica de tu evento. Visualizarás algunas o todas estas pestañas:
Asistentes aprobados: asistentes confirmados; esta es tu lista definitiva de asistentes.
Tickets vendidos sin asignar: son tickets que han sido comprados, pero aún no han sido asignados a un usuario específico (a través de la dirección de correo electrónico).
Si permites que la gente deje algunos campos en blanco al registrarse, a algunos de ellos les puede faltar información. Todos los tickets deberán, por lo menos, tener el nombre y apellidos de la persona, y su correo electrónico para poder aparecer en la lista de Asistentes aprobados.
Asistentes pendientes de aprobación manual: son los asistentes que debes aprobar o rechazar cuando ejecutes un proceso de registro privado y moderado manualmente.
En proceso: son las personas que se han registrado al evento, pero que, por alguna razón, todavía no han completado el proceso. Aparecerán en esta lista quienes hayan completado el primer paso de registro, que es proporcionar un correo electrónico.
Borrado: registros cancelados o borrados.
Filtros
Puedes filtrar la lista de asistentes usando los diferentes filtros que se encuentran en la lista de Asistentes aprobados.
Los principales filtros son los siguientes:
Por ticket: eventos con ticket.
Por código promocional: eventos con ticket.
Por categorías: si procede.
Por idioma: si hay más de un idioma activado en el evento.
Por razón de asistencia: si el módulo networking de la página web está activado en los registros.
Por estado RSVP
Si deseas acceder a más filtros, haz clic en Mostrar/ocultar filtros avanzados. Este botón te permitirá filtrar la lista de asistentes basada en las preguntas cerradas del formulario de registro y en la fecha de registro.
Haz clic en Limpiar filtros para eliminarlos
Acciones Permitidas
En el extremo derecho de cada entrada, también puedes encontrar los siguientes iconos:
Enviar mensaje: aparecerá un editor de e-mail. Podrás enviar un e-mail a cualquier asistente haciendo clic sobre el botón Enviar después de configurar el título del correo, el nombre del contacto, la dirección de contestación (opcional) y el contenido del correo.
Editar asistente: esta opción te permite configurar varios aspectos del asistente:
En esta pestaña, puedes ejecutar acciones como enviar la confirmación del ticket por correo (Enviar ticket por correo), descargarte el ticket (Generar y descargar ticket), enviar al asistente una nueva contraseña por correo (Enviar contraseña por correo), editar el perfil del usuario (Editar perfil de usuario) y ver el perfil del usuario (Ver perfil de usuario).
Si haces clic en Editar perfil de usuario podrás acceder a tres sub pestañas: Información del Perfil, E-mail y contraseña y Cancelación de suscripciones de E-mail. Estas sub pestañas están explicadas enMi Perfil.
También puedes ver los detalles de pago de cada asistente (para tickets de pago), haciendo clic sobre Ver detalles:
Por último, también puedes obtener una visión general directa de las respuestas de los asistentes al formulario de registro.
Te permite modificar las respuestas de los asistentes del formulario de registro. Haz clic en Siguiente para guardar los cambios.
En esta sección, podrás registrar manualmente a los asistentes en sesiones y/o sesiones favoritas en su nombre. Esto es relevante si dejas que los asistentes se registren en las sesiones o si has implantado la app para el evento (donde podrán seleccionar sus sesiones favoritas).
Esta sección te permite revisar los correos automáticos y las campañas de marketing que ha recibido el asistente hasta ahora.
Borrar asistente: si borras a un asistente eliminarás su derecho a acceder a tu evento. Todos los asistentes borrados serán trasladados a la pestaña Borrado.
Imprimir etiqueta: se descargará un archivo PDF con la etiqueta del asistente (relevante únicamente para creación de etiquetas in-situ utilizando las impresoras de EventsCase).
Imprimir acreditación: este botón solo aparecerá si has generado una acreditación dentro del producto GENERADOR DE ACREDITACIONES.
Desde esta barra de navegación, en la lista de Asistentes aprobados, puedes hacer las siguientes acciones:
Icono del ojo: selecciona qué columnas se muestran en la lista de asistentes.
Icono de pantalla completa: alterna el modo de pantalla completa.
Exportar: descarga la lista de asistentes en formato CSV o XLS.
Enviar un e-mail: envía un e-mail a los asistentes de la actual lista Asistentes aprobados. Utiliza los filtros de búsqueda para reducir la lista.
Envía RSVP: envía un e-mail RSVP a los asistentes de la actual lista Asistentes aprobados. Utiliza los filtros de búsqueda para reducir la lista.
Añadir manualmente asistentes al evento
+Añadir asistente: añade un asistente individual a la lista Asistentes aprobados. Completa todos los detalles para terminar el registro. Solo necesitarás rellenar la información básica del usuario (nombre, apellido, email, empresa y puesto) y crear una contraseña si se trata de un usuario nuevo en la plataforma. Si se trata de un evento con tickets, tendrás que asignarle un ticket determinado y/o un código promocional.
Importar asistentes: añade hasta 500 invitados de golpe a la lista de Asistentes aprobados. Para ello, descárgate la plantilla en formato CSV y rellena las columnas relacionadas. Las columnas obligatorias son las siguientes: nombre, apellido, dirección e-mail, ticket (si corresponde) y Active.
Sobre la columna Active: si quieres enviar a esos asistentes directamente a la lista de Asistentes aprobados pon un '1'. Por el contrario, si quieres enviarlos a la lista En proceso deberás poner, en su lugar, un '0'.
Si tienes más de 500 asistentes, tendrás que subir la lista en varias tandas.
Si tienes un evento de pago comprueba los análisis básicos de venta debajo de la lista de asistentes.
