Como organizador del evento, puedes configurar todos tus expositores en un único lugar a través del producto EXPOSITORES.
Panel de Control
Pasos básicos a seguir:
1. Crea diferentes tipos de stands para tus expositores: puedes definir textos de ayuda para tus expositores en función del tipo de stand que hayan contratado. También puedes limitar la cantidad de personal permitido por tipo de stand, y limitar el tipo de reuniones 1-2-1 que puede tener cada uno de ellos.
2. Establece categorías de expositores: puedes crear grupos y categorías dentro de cada grupo: De esta manera, los expositores se pueden clasificar por categorías que serán utilizadas como filtros de búsqueda en otros productos como la App, la Web o el organizador de reuniones 1-2-1.
3. El último paso es añadir a los expositores y asignarles uno de los tipos de stand del paso 1: cada expositor puede subir el logotipo de su empresa, añadir una descripción, sus enlaces a redes sociales y subir folletos promocionales.
Nota: cuando crees un nuevo expositor, deberás asignar un "responsable" al stand. Esta persona recibirá un correo electrónico y tendrá acceso a un área del expositor (Mi Stand) para editar toda la información asociada a su stand. Los responsables también podrán agregar personal adicional, dándoles acceso al mismo portal y al organizador de reuniones de 1-2-1.
Configuración
En esta pestaña, podrás sincronizar el producto Expositores con el Organizador de reuniones 1-2-1 (si también está contratado). Al activar la primera opción, Sincronizar la creación y reserva automática de mesas en el 1-2-1, los asistentes que estén utilizando el organizador de reuniones podrán ver la lista de expositores cuando intenten programar reuniones.
La segunda casilla, Sincronizar las restricciones de reuniones 1-2-1 asociadas a cada Tipo de Stand, limitará el número máximo de reuniones que tiene todo el personal de cada empresa expositora, en función del límite que hayas configurado dentro de su tipo de stand asignado.
Categorías de expositores
Crea categorías y asígnalas a los expositores. Estas categorías funcionarán como filtros en otros productos de EventsCase, como la Website, la App del Evento y el Organizador de reuniones 1-2-1. Crea primero los grupos, y luego añade categorías dentro de cada grupo.
Aquí tienes un ejemplo de categorías de expositores funcionando como filtros dentro de una página web (a través del módulo Área de Expositores).
Tipos de Stand
A todas las empresas expositoras que añadas dentro del producto Expositores se les debe asignar un tipo de stand. Al crear un tipo de stand, puedes añadir instrucciones específicas y definir límites al número de empleados que se puedan añadir por empresa expositora, y el número máximo de reuniones 1-2-1 que cada miembro del personal puede tener (si también has contratado el Organizador de Reuniones 1-2-1).
Formulario de registro
En esta sección, puedes crear un formulario de registro para los expositores. Si añades al menos una pregunta, el responsable del stand tendrá que completar el formulario cuando acceda a su área del expositor (Mi Stand). El responsable del stand podrá modificar las respuestas a sus preguntas desde el apartado Formulario de registro de su área del expositor.
Si utilizas los siguientes botones podrás añadir pregunta/texto, descargarte los resultados de las respuestas de tus expositores y visualizar las analíticas.
También puedes elegir entre los siguientes tipos de pregunta:
Área de texto pequeña: para preguntas abiertas (respuestas limitadas a 250 palabras).
Área de texto grande: para preguntas abiertas (respuestas con número ilimitado de palabras).
Checkbox: una casilla de verificación.
Lista desplegable: limita a elegir una respuesta por pregunta; se proporcionarán opciones.
Checkbox múltiple: Permite seleccionar varias opciones para una pregunta; se proporcionarán opciones.
Botón de radio: Limita a una respuesta entre varios botones de radio; se proporcionarán opciones.
Título de pregunta: texto simple. Se puede utilizar para separar el formulario de registro en diferentes secciones.
Fecha: se utiliza para respuestas con fecha.
Número: se utiliza para respuestas con número.
Número de teléfono: se utiliza para respuesta con número de teléfono.
Hora: se utiliza para respuestas con hora.
Texto explicativo: texto simple. Se puede utilizar para añadir texto en cualquier parte del formulario de registro.
Lista de países: listado de países incluidos en la norma ISO 3166-1.
Puntuación 1-10: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 1 al 10.
Puntuación 1-5: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 1 al 5.
Puntuación 0-10: se utiliza para puntuar una variable en una escala del 0 al 10.
Archivo: permite a los asistentes subir cualquier tipo de archivo en el formulario de registro.
Códigos QR
Genera Códigos QR para cada empresa expositora (1 código QR por empresa expositora). Los asistentes, si utilizan la App del Evento, podrán escanear este código QR para hacer un seguimiento de los stands visitados en un evento físico.
Simplemente tendrás que configurar el tamaño de QR deseado (entre 30 y 100 mm), introducir un correo electrónico al cual se enviarán los códigos QR y hacer clic en Generar códigos QR.
Aquí tienes un ejemplo de PDF que contiene el código QR de cada empresa expositora:
Expositores
Los expositores son el núcleo de este producto y, por lo tanto, esta sección es la parte más importante del menú. Aquí es donde añadirás cada empresa expositora y las gestionarás.
Se puede añadir expositores:
Uno por uno
Para ello, necesitarás especificar el nombre de la empresa expositora, el e-mail de la persona responsable del stand (el propietario del stand), el tipo de stand y el ID del stand (este último, opcional).
En bloque al cargar un archivo CSV
Utiliza la plantilla facilitada haciendo clic en Importar CSV.
Ten en cuenta que si importas un archivo en CSV se activará el siguiente correo electrónico: Email enviado al administrador del stand (cliente) cuando el stand es creado con el objetivo de invitarle al área de expositores. Este es el e-mail que recibirá el propietario del stand (el correo electrónico de la persona responsable del stand) de cada empresa expositora.
Cuando añades un expositor podrás editarlo o eliminarlo. Si lo deseas, también tendrás la opción de limpiar la lista de expositores haciendo clic en Borrar todos.
El menú que visualizarás cuando edites un expositor es exactamente el mismo menú que el contacto principal y los miembros del personal verán al acceder al área de expositores (Mi Stand).
Como organizador del evento, así es como se verá para ti:
En esta sección, podrás cargar el logo y editar el nombre de la empresa, añadir una descripción y agregar los enlaces de las redes sociales correspondientes a la empresa expositora.
También puedes subir archivos para los asistentes puedan descargarlos desde la página web y la App del evento. En esta pestaña, Archivos y catálogos, haz clic en +Añadir archivos.
Este es un ejemplo de cómo los archivos asociados a una empresa expositora se pueden descargar desde la página web:
Las personas que se añadan aquí aparecerán dentro de los módulos frontales de la página web, de la App del evento, y del Organizador de Reuniones 1-2-1. Puedes añadir a los miembros del staff o dejar que lo haga el propietario del stand a través del área de expositores.
Cualquier miembro del staff añadido a una empresa expositora tendrá acceso también al área de expositores después de recibir el siguiente correo automático: Email enviado a los miembros de un stand cuando son invitados.
Para añadir a un miembro del staff, escribe el e-mail y haz clic en Añadir. Esto activará dicho correo automático invitando al miembro del staff al área del expositor.
IMPORTANTE: Tú o el propietario del stand de cada empresa expositora tendréis que añadir a los expositores como miembros del staff antes de dejar que se inscriban en el evento. Una vez se hayan registrado a dicho evento, no se podrán asignar como miembros del staff de ninguna empresa expositora.
En esta pestaña, asignarás grupos y subcategorías a una empresa expositora, así será más sencillo para los asistentes filtrar toda la lista de expositores dentro de la página web, la App del Evento y el Organizador de Reuniones 1-2-1.
Aquí hay un ejemplo de cómo filtrar expositores dentro de la App:
Esta pestaña te permitirá responder al formulario de registro en nombre del responsable del stand de la empresa expositora.
Para que las empresa expositora aparezca en los módulos frontales de la página web, la App del Evento y el Organizador de Reuniones 1-2-1, primero tiene que estar publicada.
Haz clic en Publicar para publicar el stand y clic enDespublicar para despublicar un stand.
Aún en la pestaña EXPOSITORES, podrás descargar un Informe genérico y un Informe detallado relacionados con los archivos descargados por empresa expositora.
Para tus expositores (usuarios finales), el área de expositores (Mi Stand) se verá así cuando inicien sesión en la plataforma:
FAQs
Para ver las preguntas más frecuentes sobre el producto Expositores, haz clic aquí:
