Antes del evento
Aquí tienes algunas pautas a seguir antes del evento, si quieres utilizar el producto Registro de EventsCase:
1. Adquirir el producto de registro
Por favor, contacta con el equipo de ventas o tu Administrador de Cuenta para contratar este producto.
2. Activar el producto
Una vez hayas contratado el producto, inicia sesión en tu plataforma y actívalo en un evento en concreto.
Para activar el producto, puedes ir al PANEL DEL EVENTO y seleccionar Activar, o directamente hacer clic en el producto REGISTRO en el menú de la izquierda.
3. Rellenar el formulario emergente
Cuando actives el producto de registro, aparecerá un formulario emergente de configuración rápida, donde puedes configurar parámetros básicos del proceso de registro. Toda esta configuración se puede cambiar más adelante.
Si es un evento público o privado
Si es privado, puedes elegir entre un evento moderado de manera manual o un evento protegido por contraseña.
Indicar si necesitarás tickets
Añadir preguntas al formulario de registro
4. Configurar un método de pago
Si vas a crear tickets de pago, recuerda que tendrás que configurar primero la plataforma de pago. Sólo el propietario del evento puede activar la plataforma de pago para un evento en concreto. A fecha de hoy, hemos integrado en EventsCase las siguientes pasarelas:
Pagos Offline: al activar esta opción, los usuarios podrán elegir entre pagar online con su tarjeta de crédito/débito o recibir una factura para pagar por transferencia u otros métodos de pago offline. Si marcas esta casilla, asegúrate de activar Auto generar facturas. De lo contrario, tendrás que enviar las facturas tú mismo.
5. Definir el proceso de registro
Si estás creando un evento sin tickets
Declara que no necesitas tickets para el evento (No, no necesito tickets).
Especifica el número máximo de asistentes a tu evento. Todas las personas que se registren después de haber llegado al máximo quedarán en una lista de espera.
Fija el tiempo límite para finalizar el proceso de registro. Cuando los usuarios comiencen a registrarse en tu evento, tendrán que completar el proceso antes de que termine el tiempo límite. Durante este tiempo, su ticket/plaza para tu evento queda reservado.
Para eventos moderados de manera manual, este tiempo límite hace referencia al proceso antes de que la solicitud se envíe. El tiempo que le lleva al organizador del evento revisar los registros no se cuenta.
Elige si mostrar u ocultar la cuenta atrás durante el proceso de registro.
Si estás creando un evento con tickets:
Decide si permitirás a los asistentes comprar tickets para invitados. Si no permites que los asistentes se registren, sólo podrán comprar un ticket.
Fija el tiempo límite para finalizar el proceso de registro.
Selecciona el tipo de moneda que se usará. Sólo puedes configurar una moneda por evento. Una vez se hayan vendido tickets, no podrás cambiar la moneda. A los compradores de tickets internacionales se les cobrará según esa divisa (con cambio automático de moneda en el método de pago elegido).
Crea un ticket. Se abrirá la siguiente pantalla para configurar las características de cada ticket. Para la creación de tickets de pago tendrás que activar el método de pago deseado.
Cantidad máxima de tickets por compra: este campo define el número de tickets que un asistente puede comprar en una sola transacción (por ejemplo, una persona puede adquirir, en una tanda, hasta 10 tickets VIP si escribes "10" en este campo.)
Ticket grupal: este campo define el número de asistentes que incluye un tipo de ticket (por ejemplo, un asistente puede invitar hasta 10 personas después de adquirir un único ticket VIP si escribes "10" en este campo. Por tanto, 10 asistentes estarán enlazados a un único ticket.)
6. Crear códigos promocionales
Si tienes un evento con tickets, crea códigos promocionales que pueden usar las personas que se vayan a registrar para obtener descuentos. Haciendo clic en Añadir código, puedes configurar los diferentes parámetros de tu código.
7. Configurar los correos automáticos
Puedes configurar diferentes correos automáticos que se pueden enviar a los asistentes. En función de las configuraciones del proceso de registro, aparecerán diferentes correos automáticos. Puedes activarlos/desactivarlos y usar el icono del lápiz para editarlos. Ve a Ajustes de Asistentes para ver cómo se pueden editar los correos automáticos.
Los diferentes tipos de correos automáticos son:
Cuando el organizador registra manualmente a un usuario que todavía no tiene una cuenta en la plataforma.
Cuando el organizador registra manualmente a un usuario que ya tiene una cuenta en la plataforma.
Esos dos correos automáticos comparten la misma activación: cuando registras a alguien manualmente a la lista de Asistentes aprobados (si eliges "Sí" para enviar al usuario directamente a la lista de aprobados a través del botón Añadir asistente o si pones "1" en la columna Active a través de un archivo CSV). La única diferencia es que el primero lo recibe un usuario completamente nuevo dentro del sistema y el segundo lo recibe un usuario ya existente. Los nuevos usuarios reciben sus credenciales de inicio de sesión por defecto, como son el usuario y la contraseña.
Cuando un asistente es añadido manualmente, pero no se le envía a la lista de Asistentes aprobados (si el usuario ya tiene una cuenta).
Cuando un asistente es añadido manualmente, pero no se le envía a la lista de Asistentes aprobados (el usuario todavía no tiene una cuenta).
Esos dos correos automáticos comparten la misma activación: cuando registras a alguien manualmente a la lista de En proceso (si eliges "No" para enviar al usuario directamente a la lista de aprobados a través del botón Añadir asistente o si pones "0" en la columna Active a través de un archivo CSV). La única diferencia es que el primero lo recibe un usuario completamente nuevo dentro del sistema y el segundo lo recibe un usuario ya existente. Los nuevos usuarios reciben sus credenciales de inicio de sesión por defecto, como son el usuario y la contraseña
Email de confirmación cuando el asistente finaliza el proceso de registro con ticket adjunto.
Este es el correo automático principal del sistema, ya que es el correo recibido por los asistentes tras registrarse con éxito a tu evento. Este email contiene un ticket adjunto en formato PDF, a menos que desactives su casilla en la pestaña Página de confirmación.
Pagos offline. Si la facturación automática está activa, se adjuntará una factura proforma.
Este es el correo automático recibido por los asistentes que eligen pagar offline. Mientras se active la facturación automática, se adjuntará una factura proforma. Se recomienda incluir en este e-mail todas las instrucciones sobre cómo pagar a través de transferencia bancaria o cheque.
Asistente invitado por otro asistente en el proceso de registro. El invitado no tiene una cuenta en la plataforma.
Asistente invitado por otro asistente en el proceso de registro. El invitado ya tiene una cuenta en la plataforma.
Esos dos correos automáticos comparten la misma activación: cuando el comprador principal del ticket invita a sus invitados para que completen el registro. La única diferencia es que el primero lo recibirá un usuario completamente nuevo dentro del sistema y el segundo lo recibirá un usuario ya existente. Los nuevos usuarios reciben sus credenciales de inicio de sesión por defecto, como son el usuario y la contraseña.
Correo electrónico enviado a los asistentes para invitarlos a rellenar la encuesta posterior al evento desde el panel Encuesta de evento.
Este e-mail no es automático de por sí. Se envía una vez se selecciona el botón Enviar encuesta desde la sección Ajustes de Asistentes y eligiendo la opción Encuesta de evento.
Email enviado al administrador del stand (cliente) cuando el stand es creado con el objetivo de invitarle al área de expositores.
Este correo se le enviará al principal responsable de un stand expositor. Solo será relevante si estás utilizando el producto EXPOSITORES en EventsCase. Este e-mail deberá contener el enlace al área de expositores y las instrucciones para los administradores del stand.
Email enviado a los miembros de un stand cuando son invitados.
Este correo se envía a los miembros de un stand (no al administrador) dándoles acceso al área de expositores.
8. Probar el enlace de registro
Es muy recomendable probar el proceso de registro para comprobar que todas las modificaciones se han configurado bien. Tendrás que abrir el proceso de registro y acceder al enlace de registro desde una página de incógnito o en un navegador donde no hayas iniciado sesión en la plataforma.
9. Iniciar los registros y/o añadir a los asistentes de manera manual a la lista de asistentes aprobados
Selecciona qué día te gustaría iniciar los registros:
Tan pronto como el proceso de registro esté abierto, comparte el enlace que encontrarás en el Panel de Control.
También puedes añadir asistentes de manera manual uno a uno o en bloque subiendo un archivo CSV:
+Añadir asistente: añade un asistente individual a la lista Asistentes aprobados. Completa todos los detalles para terminar el registro. Solo necesitarás rellenar la información básica del usuario (nombre, apellido, email, empresa y puesto) y crear una contraseña si se trata de un usuario nuevo en la plataforma. Si se trata de un evento con tickets, tendrás que asignarle un ticket determinado y/o un código promocional.
Importar asistentes: añade hasta 500 invitados de golpe a la lista de Asistentes aprobados. Para ello, descárgate la plantilla en formato CSV y rellena las columnas relacionadas. Las columnas obligatorias son las siguientes: nombre, apellido, dirección e-mail, ticket (si corresponde) y Active.
Durante el evento
1. Modificar detalles de asistentes
En Lista de Asistentes, a la derecha de cada entrada, se encuentran los siguientes iconos:
Editar asistente: esta opción te permite configurar varios aspectos del asistente.
Detalles de registro: puedes ejecutar acciones como enviar la confirmación del ticket por correo (Enviar ticket por correo), descargarte el ticket (Generar y descargar ticket), enviar al asistente una nueva contraseña por correo (Enviar contraseña por correo), editar el perfil del usuario (Editar perfil de usuario) y ver el perfil del usuario (Ver perfil de usuario).
Editar información de asistente: Te permite modificar las respuestas de los asistentes del formulario de registro. Haz clic en Siguiente para guardar los cambios.
Gestor de Agenda: podrás registrar manualmente a los asistentes en sesiones y/o sesiones favoritas en su nombre. Esto es relevante si dejas que los asistentes se registren en las sesiones o si has implantado la app para el evento (donde podrán seleccionar sus sesiones favoritas).
Correos recibidos: permite revisar los correos automáticos y las campañas de marketing que ha recibido el asistente hasta ahora.
Borrar asistente: si borras a un asistente eliminarás su derecho a acceder a tu evento. Todos los asistentes borrados serán trasladados a la pestaña Borrado.
Imprimir etiqueta: se descargará un archivo PDF con la etiqueta del asistente (relevante únicamente para creación de etiquetas in-situ utilizando las impresoras de EventsCase).
Imprimir acreditación: este botón solo aparecerá si has generado una acreditación dentro del producto GENERADOR DE ACREDITACIONES.
2. Cambiar la contraseña de un asistente
Si un asistente contacta contigo porque se ha olvidado de su contraseña, puedes cambiarla manualmente a través de ADMIN > Users > Edit user (icono del lápiz). Por otro lado, también puedes enviarles un correo para restablecer su contraseña haciendo clic en su perfil en la lista de Asistentes Aprobados, y haciendo clic en Enviar contraseña por correo.
Después del evento
1. Descargar la lista de asistentes aprobados
2. Comprobar tus transacciones
Si tu evento ha tenido tickets y te gustaría comprobar las transacciones, ve al Panel de Control del producto Registro, y desliza la página hasta que llegues a la sección de PAGOS. Aquí podrás ver la lista de pagos y devoluciones, donde puedes aplicar filtros y exportar datos.
Buenas Prácticas
Estas son algunas de las buenas prácticas al utilizar el producto de registro de EventsCase
Abre el proceso de registro por lo menos dos semanas antes del evento
Haz que el formulario de registro sea breve
Asegúrate de añadir tu política de privacidad en los T&C
Activa el registro a sesiones (si aplica)
Utiliza nombres precisos para los tickets, y añade una descripción
Asegúrate de activar y configurar sólo los correos automáticos que vas a necesitar
