App de Check-in

Aquí tienes una lista de los pasos a considerar para usar el producto de la app de check-in

Eventos Físicos

Antes del Evento

1. Activar la App de Check-in

Suponiendo que tengas una licencia para la app de check-in, haz clic en el producto para activarlo en ese evento. Si no se activa, contacta con tu Project Manager, Help Center o Gestor de Ventas.

2. Solicitar tu App de Check-in (sólo para Servidores Independientes)

Si tu plataforma está almacenada en su propio servidor, tendrás que solicitar tu app de check-in a través de tu Project Manager o el Help Center.

3. Añadir Cuentas de Usuario

Asegúrate de que los usuarios de la aplicación de registro que necesites tengan una cuenta de usuario creada dentro de tu plataforma. No tiene que ser un usuario/e-mail real. Por ejemplo, puedes decidir tener tres usuarios genéricos [email protected] // [email protected] // [email protected].

4. Asignar Usuarios a la App de Check-in

Una vez se hayan creado las cuentas de usuario, añade a los usuarios deseados a la app de check.in. Si no estás vinculado a la app, no puedes iniciar sesión para utilizarla.

5. Seleccionar Datos Privados

Según las preguntas de tu registro, selecciona qué información quieres que aparezca cuando se escanee el código QR de un usuario. Esta info también se muestra en el perfil personal del usuario en la app del evento.

6. Activar la App de Check-in

Tu Project Manager o asistente del Help Center añadirá los enlaces de descarga de la app de check-in al menú de configuraciones de la app de check-in. Una vez hecho esto, asegúrate de que el estado está en activo (lo está por defecto).

7. Descargar y Acceder a la App de Check-in

Una vez hayas descargado la app de check-in en tu dispositivo, tendrás que iniciar sesión con las mismas credenciales añadidas en el Paso 4.

Durante el Evento

1. Usar la App de Check-in

Selecciona la función de check-in requerida: check-in al evento/sesión.

2. Confirmar Entrada o Salida - Manual

Busca y selecciona al asistente en la Lista de Asistentes y selecciona IN o OUT, dependiendo de su estado actual.

3. Confirmar Entrada o Salida - Escaneo de QR

Selecciona el lector de QR y escanea el QR de su acreditación, ticket o app del evento y selecciona IN o OUT, dependiendo de su estado actual.

Después del Evento

1. Comprobar el Número de Asistentes

A través del Panel de Control, puedes comprobar las estadísticas. Se recomienda actualizar la app de check-in de manera periódica. Si no estás conectado a un proveedor de datos móvil o Wi-Fi en el momento de captura de datos, las estadísticas se actualizarán cuando te conectes a internet.

2. Comprobar el Número de Sesiones

Puedes acceder a las estadísticas de los registros por sesión a través de CONTENIDO > Agenda > Gestionar > Asistentes Confirmados.

Buenas Prácticas

• Haz pruebas de check-in y check-out antes del evento. Puedes verificar las entradas de prueba ya que saldrá la hora impresa en los informes.

• Planea la logística del proceso de check-in y check-out en el evento físico. Designa puntos específicos de entrada y salida en el lugar del evento, donde el personal podrá supervisar el flujo de asistentes utilizando la app de check-in.

• Cuanta más personas haya ayudando el día del evento, mejor. Puedes crear tantos usuarios como quieras para miembros del personal que vayan a utilizar la app de check-in.

• Comunica a los asistentes antes del evento que tendrán que llevar consigo el código QR (ya sea en la acreditación, en el ticket del evento o en la app del evento).

• Enseña a todos los miembros del personal a usar la app de check-in adecuadamente. Si alguien no tiene código QR, pueden buscar el nombre de manera manual a través de la barra de búsqueda.

Eventos Virtuales

Aquí tienes una guía paso a paso para configurar tu página web para que capture los check-ins de asistentes a un evento sus sesiones.

Antes del Evento

1. Activar la App de Check-in

Suponiendo que tengas una licencia para la app de check-in, haz clic en el producto para activarlo en ese evento. Si no se activa, contacta con tu Project Manager, Help Center o Gestor de Ventas.

2. Añadir Auto Check-in para la Asistencia al Evento

Crea y diseña tu página web, asegurándote de incluir el módulo AUTO-CHECKIN en la página de inicio. Una vez lo hayas añadido, configura el módulo de auto check-in, eligiendo Check-in al Evento en Selecciona tipo de check-in.

3. Añadir Auto Check-in para la Asistencia a una Sesión

Crea una página web por sesión online. Añade el módulo AUTO-CHECKIN a cada una de las páginas. En Selecciona tipo de check-in, elige Check-in a una Sesión, y selecciona el nombre de la sesión que irá en esa página.

5. Añadir el Módulo Online Sessions

El módulo ONLINE SESSIONS monitorizará automáticamente los clics de cada asistente, por lo que no necesitarás utilizar el módulo AUTO-CHECKIN si estás utilizando el módulo ONLINE SESSIONS.

Después del Evento

1. Descargar la Información

A los informes de los check-ins de la página web se accede de la misma manera que los de la app de check-in. Los check-ins del evento estarán en el Panel de Control del producto APP DE CHECK-IN. Los check-ins de las sesiones estarán disponibles en CONTENIDO > Agenda > Gestionar > Asistentes Confirmados.

Buenas Prácticas

• Asegúrate de revisar que todas las sesiones y el evento en general está monitorizado correctamente con el módulo AUTO-CHECKIN. Los check-in aparecen con marca horaria en los informes, así que puedes hacer pruebas antes del evento.

• Se recomienda que hagas las sesiones disponibles sólo a asistentes registrados. El módulo AUTO-CHECKIN sólo puede rastrear a los usuarios que hayan iniciado sesión en la plataforma.