Organizador de Reuniones 1-2-1
PANEL DE CONTROL
¿Dónde está el enlace del portal 1-2-1?
El enlace del portal 1-2-1 se encuentra en el Panel de Control, denominado como URL pública.
¿Cómo publico o despublico el portal 1-2-1?
Para que tus asistentes puedan acceder al portal 1-2-1, primero tendrás que publicarlo. Haz clic sobre el botón Publicar ahora si quieres hacer público el portal; de lo contrario, haz clic en Despublicar cuando desees ocultar el portal a los asistentes.
¿Qué estadísticas puedo ver en el Panel de Control?
Hay muchos cálculos relacionados con el planificador de reuniones reflejados en el Panel de Control:
Estadísticas de solicitudes y reuniones
Solicitudes totales: número total de reuniones solicitadas registradas por los asistentes. Confirmadas: número total de reuniones confirmadas solicitadas de todos los asistentes. Pendientes: número total de reuniones pendientes en el organizador de reuniones 1-2-1. Rechazadas: número total de reuniones rechazadas/canceladas en el organizador de reuniones 1-2-1.
Otras estadísticas
Reuniones programadas por el organizador: número total de reuniones confirmadas planificadas por el organizador del evento. Espacios de reunión creados: número total de posibles reuniones que se pueden reservar en el organizador de reuniones 1-2-1. Espacios de reunión libres: número total de espacios de reunión que aún no se han reservado en el organizador de reuniones 1-2-1. Espacios de reunión sugeridos en las solicitudes: número total de espacios asociados a solicitudes de reunión pendientes en el organizador de reuniones 1-2-1. Notas privadas: número total de notas privadas escritas por los participantes para las personas con las que han confirmado solicitudes de reunión.
También puedes visualizar los 50 asistentes más solicitados. Esos asistentes son los que han recibido un número mayor de solicitudes de reunión. En cambio, también hay una lista de los 50 asistentes más solicitantes. Esos asistentes son los que han enviado un número mayor de reuniones mediante el organizador de reuniones 1-2-1.
¿Para qué es la lista de asistentes del Panel de Control?
La lista de asistentes del organizador de reuniones 1-2-1 es diferente a la del producto LISTA DE ASISTENTES del evento principal. Aunque ambas se pueden sincronizar, la lista de asistentes del organizador de reuniones 1-2-1 será tú referencia final para saber quién puede acceder al portal 1-2-1.
¿Cuáles son los diferentes filtros disponibles en la lista de asistentes?
Puedes utilizar los filtros de la lista de asistentes del organizador de reuniones 1-2-1. Los filtros básicos incluyen:
Categoría de usuario: puedes filtrar la lista de asistentes según la categoría de usuario asignada a cada asistente. Idioma: este filtro se basa en los idiomas seleccionados por el asistente cuando accedió por primera vez al organizador de reuniones 1-2-1. Estado de invitación: los asistentes también se pueden filtrar según su estado de invitación. Limitación de la fecha de reunión: puedes filtrar a los asistentes según la limitación de la fecha de reunión por asistente que has configurado. Número de reuniones confirmadas: este filtro lo puedes utilizar para reducir la lista de asistentes según el número de reuniones confirmadas que tengan.
¿Cómo descargo la lista de asistentes?
Para descargar la lista de asistentes, haz clic sobre el botón azul Descargar lista.
¿Cómo añado nuevo asistentes?
Tienes dos opciones para añadir asistentes al Organizador de Reuniones 1-2-1. Puedes añadirlos manualmente, uno por uno, con el botón Añadir asistente o subirlos a granel mediante un archivo CSV haciendo clic sobre el botón Subir asistentes.
¿Cómo invito a asistentes al organizador de reuniones 1-2-1?
Si nunca has invitado a un asistente al organizador de reuniones 1-2-1, haz clic sobre el botón Invitar a los filtrados.
Si has invitado a una cantidad determinada en el pasado, tienes un filtro en la lista de asistentes que reducirá la lista a sólo aquellos que no hayan sido invitados. Elige el filtro No invitado antes de hacer clic sobre el botón Invitar a los filtrados.
¿Cómo edito el perfil de un usuario?
Haz clic en el icono del lápiz para editar el perfil de un usuario.
Puedes modificar cualquier campo como son el nombre, la empresa, el puesto, la categoría de usuario, la restricción para concertar reuniones por fecha, e incluso limitar el número permitido de reuniones solicitadas y confirmadas.
¿Cómo puedo eliminar a un usuario?
Para eliminar a un usuario de la lista de asistentes, haz clic en el icono de la papelera. Si eliminas a un asistente del producto organizador de reuniones 1-2-1 no borras al asistente del evento principal, ya que la función de auto registro (sincronización) es unidireccional.
¿Cómo descargo la agenda individual de cada asistente?
Para descargar la agenda individual de cada asistente haz clic en el icono de descarga. Descargarás un archivo PDF que podrás reenviar al asistente, si fuera necesario.
CONFIGURACIÓN BÁSICA
¿Cómo cambio el enlace del portal 1-2-1?
Para cambiar el enlace del portal 1-2-1, puedes editar el texto que sigue a la última barra inclinada.
¿Cómo pongo mi logo del evento en la imagen de cabecera del portal 1-2-1?
Haz clic sobre el botón Subir nueva imagen en la sección Descripción.
¿Cómo cambio el nombre de mi evento 1-2-1?
Edita el nombre del evento en el recuadro situado en la sección Descripción.
¿Cómo añado texto en el portal 1-2-1?
Este texto aparecerá justo debajo de la imagen de cabecera del portal 1-2-1. Para añadir o cambiar el texto, usa el texto editor de la sección Descripción.
¿Cómo cambio las fechas del evento en el organizador de reuniones 1-2-1?
Pon una nueva fecha de inicio/finalización si quieres cambiar las fechas de tu 1-2-1/evento de networking.
¿Cómo añado la ubicación en el banner de la imagen del portal 1-2-1?
Añade la Dirección del lugar de encuentro en el campo correspondiente. Esta sección se sincronizará automáticamente al plugin de Google Maps.
¿Para qué son los enlaces ubicados al final de la sección Configuración?
Estos enlaces mostrarán las agendas individuales de cada asistente. Pueden descargar sus agendas personalizadas a través del portal 1-2-1, o también puedes descargarlas tú mismo en la sección Lista de Asistentes.
¿Cómo abro o cierro el organizador de reuniones 1-2-1?
Cambia el estado a Cerrado o Abierto. El evento 1-2-1 tendrá que tener el estado "Abierto" para que los asistentes tengan acceso a él.
IDIOMAS
¿Cómo activo idiomas nuevos?
Para activar más idiomas, a parte del principal, acude a esta sección. Si deseas seleccionar un idioma que no sea Español o Inglés, consúltalo con tu Project Manager ya que, por ahora, el portal 1-2-1 sólo está disponible en estos dos idiomas.
FRANJAS HORARIAS
¿Cómo añado franjas horarias?
Añadir franjas horarias es esencial para llevar a cabo de las reuniones. Estas son los intervalos de tiempo reales entre los que los participantes del organizador de reuniones 1-2-1 pueden elegir al enviar solicitudes de reunión. Para añadir una franja individual, haz clic sobre el botón Añadir. Si quieres añadir franjas horarias de forma masiva, haz clic sobre el botón Subir CSV para descargar la plantilla CSV y rellenar los datos.
¿Cómo edito las franjas horarias?
Las franjas horarias se editan desde el icono del lápiz.
¿Cómo elimino las franjas horarias?
Las franjas horarias se eliminan desde el icono de la papelera.
¿Cómo cambio el diseño de las franjas horarias y las mesas para cuando los asistentes soliciten una reunión?
Este diseño corresponde al portal 1-2-1 y muestra a los participantes la manera de registrar sus solicitudes. Puedes elegir entre la visualización Clásica o la Individual.
MESAS
¿Qué son las mesas?
Las mesas son los espacios físicos en los que tendrán lugar las reuniones. Estas "Mesas" hacen referencia a cualquier espacio físico como puede ser una sala, el stand de un expositor, una zona predefinida en el mapa, etc.
¿Cómo añado nuevas mesas?
Para añadir nuevas mesas, haz clic sobre el botón Añadir. Por ejemplo, si pones "20" querrá decir que habrán 20 espacios para reunirse por franja horaria. Hay una opción para desactivar todas las mesas creadas.
¿Por qué tengo que renombrar las mesas?
El renombramiento de las mesas es la única forma para etiquetar los espacios actuales dónde tendrá lugar la reunión. Por defecto, los espacios de reunión estarán enumerados en función de las mesas disponibles.
Por ejemplo, si el evento de networking 1-2-1 está pensado para ser utilizado por asistentes y expositores, puede que quieres etiquetar los espacios de reunión con los nombres de los expositores. Para eventos de networking gratuitos en los que los asistentes pueden reunirse en cualquier espacio libre, no será necesario, ya que éstos verán el número de la mesa el día del evento.
¿Cómo renombro las mesas?
Para renombrar las mesas, selecciona la que quieras editar y cámbiale el nombre.
¿Para qué sirve reservar mesas?
Las mesas deben reservarse para un asistente específico con el objetivo de fijarlos en un espacio de reunión determinado. Por ejemplo, si algunos expositores están ubicados en sus stands, lo lógico sería que permanecieran en el mismo sitio durante el transcurso del evento. Así, los asistentes que quieran reunirse con ellos podrán hacerlo.
¿Cómo reservo mesas para usuarios específicos?
Para reservar una mesa para un usuario determinado, haz clic sobre el botón Reservar y selecciona al asistente deseado.
¿Cómo elimino la reserva de una mesa?
Haz clic sobre el botón Eliminar reserva.
¿Cómo desactivo una mesa?
Si desactivas una mesa bloquearás ese espacio de reunión de todos los participantes del 1-2-1. Esto se suele hacer cuando el asistente para el que debería estar reservada la mesa no está añadido a la lista de asistentes. Haz clic sobre el botón Desactivar.
Hay otra opción para desactivar todas las mesas que aún no están reservadas por los usuarios. Habilita la casilla Desactivar reuniones en mesas que NO estén reservadas a usuarios y haz clic en Guardar.
PROCESO DE REGISTRO
¿Mi evento 1-2-1 debería ser un evento solo para invitados?
EventsCase recomienda que mantengas tu evento solo para invitados. De esta forma, solo los asistentes conocidos podrán utilizar el organizador de reuniones 1-2-1. Si desactivas está función querrá decir que todo aquel que tenga acceso al enlace del portal 1-2-1 podrá registrarse y participar.
CATEGORÍAS DE USUARIO
¿Para qué son las categorías de usuario?
Las categorías de usuario (tipos de asistente) son los principales filtros para visualizar la lista de asistentes del portal 1-2-1. La mayoría de las veces, las categorías de usuario activadas en el organizador de reuniones 1-2-1 son las mismas que los tipos de asistente activados en el evento principal.
¿Cómo evito que los usuarios puedan cambiarse de categoría?
Marca la casilla No permitir a los usuarios cambiar su categoría para que la asignación de una categoría determinada sea permanente. Si desbloqueas esta opción, los asistentes podrán editar su categoría de usuario cuando accedan por primera vez al organizador de reuniones 1-2-1.
¿Cómo añado una nueva categoría de usuario?
Haz clic sobre el botón Añadir para añadir una nueva categoría de usuario.
¿Qué configuraciones puedo establecer por categoría de usuario?
Puedes activar dos configuraciones:
Permitir al asistente de una categoría específica adjuntar un mensaje en la solicitud de reunión.
Modo anfitrión: activar esta configuración significaría que los usuarios solo puedan seleccionar una única franja horaria en sus solicitudes a esta categoría de usuario (anfitrión) y éste aceptará automáticamente la petición.
También puedes bloquear a una categoría de usuario específica para evitar el envío de solicitudes de reunión a otra categoría.
Por último, puedes aplicar un limite al número de solicitudes de reunión que esta categoría de usuario puede enviar y el número de reuniones confirmadas que puede tener.
¿Cómo edito o elimino una categoría de usuario?
Para editar una categoría, haz clic sobre el icono del lápiz. Para eliminarla, haz clic sobre el icono de la papelera.
PREGUNTAS Y FILTROS
¿Para qué es el Formulario de Registro/Filtros?
El organizador de reuniones 1-2-1 tiene su propio formulario, que los usuarios tienen obligación de completar al acceder por primera vez al portal 1-2-1. Las preguntas que añadas en esta sección se convertirán en los filtros del portal 1-2-1 para reducir, de manera sencilla, la lista de asistentes. Así mismo, estas preguntas son requisitos para establecer el Matchmaking (usuarios recomendados) en el organizador de reuniones 1-2-1.
¿Cómo añado nuevos filtros?
Para añadir nuevos filtros, haz clic sobre el botón Añadir pregunta/Texto.
Los elementos de este producto tienen el mismo formato que los elementos ubicados en REGISTRO > Formulario de Registro del evento principal. Ten en cuenta que los filtros adicionales que añadas en esta sección solo funcionarán para preguntas cerradas, donde debes proporcionar diferentes opciones a elegir por el usuario.
¿Para qué es el botón "Estadísticas"?
Este botón te ofrecerá una visión general de las respuestas de los asistentes sobre el formulario.
AUTORREGISTRO
¿Para que es el autorregistro?
Nota: el organizador de reuniones 1-2-1 es un producto independiente con su propia lista de asistentes.
El autorregistro será relevante si utilizas otros productos que te ofrece EventsCase, además del organizador de reuniones 1-2-1. Este mecanismo permite que sincronices la lista de asistentes del evento principal con la lista de asistentes del portal 1-2-1.
Por ejemplo, supongamos que estás utilizando el organizador de reuniones 1-2-1 y la app del evento:
La App del evento adquirirá su lista de usuarios de la lista de asistentes del evento principal y, por su parte, el Organizador de Reuniones 1-2-1 adquirirá su lista de usuarios de su propia lista de asistentes.
A través del autorregistro, los asistentes que se han registrado al evento principal pueden sincronizarse automáticamente al organizador de reuniones 1-2-1.
¿Cómo asigno una categoría de usuario predefinida a los asistentes registrados automáticamente?
Es ideal que crees las mismas categorías de usuario (tipos de asisntente) para el organizador de reuniones 1-2-1 y para el evento principal. Por ejemplo, si tienes activadas las categorías "ponentes, patrocinadores, etc." en el evento principal y creas las mismas categorías en el organizador de reuniones 1-2-1, todos los asistentes sincronizados conservarán sus categorías de usuario originales del evento principal.
Por ejemplo, en CONTENIDO > Patrocinadores hemos incluido a David Martínez. Si añadimos la categoría Patrocinadores en el portal 1-2-1, David Martínez conservará su categoría en este producto.
Por otro lado, también puedes asignar una categoría por defecto para todos si las categorías no coinciden con las del evento principal.
¿Cómo configuro el estado de la invitación predefinido para los asistentes auto registrados?
Nota: solo los asistentes invitados podrán usar el organizador de reuniones 1-2-1.
EventsCase recomienda que configures el estado de la invitación de todos los asistentes registrados automáticamente a No invitado. De esta forma, tendrás la oportunidad de completar y configurar correctamente el organizador de reuniones 1-2-1 antes de lanzarlo. Tendrás que invitar manualmente a los asistentes "no invitados" haciendo clic sobre el botón Invitar a los filtrados, situado en la pestaña Lista de asistentes de este producto. La invitación manual de los asistentes se enviará en el primer correo automático (cuando se invita a un usuario).
Por otro lado, puedes escoger la configuración avanzada Invitado donde todos los asistentes que estén registrados automáticamente en el organizador de reuniones 1-2-1 a través del evento principal, sean invitados automáticamente; por tanto, pueden utilizar el organizador de reuniones 1-2-1 de inmediato. Con esta configuración, los asistes no recibirán un e-mail de invitación.
Así pues, corres el riesgo de lanzar demasiado pronto el organizador de reuniones 1-2-1, ya que les estás dando acceso directo al portal 1-2-1, sin importar si éste está correctamente configurado o no.
¿Cómo habilito los filtros avanzados de sincronización (categorías de usuarios) para registros automáticos?
Siempre y cuando hayas creado las mismas categorías de usuario (tipos de asistente) en el organizador de reuniones 1-2-1 y en el evento principal, tienes opción de autorregistrar categorías en concreto. Por ejemplo, imagínate que tienes el registro automático solo de los expositores y los patrocinadores. En este caso, significará que todas las demás categorías de usuarios no se sincronizarán con el organizador de reuniones 1-2-1 y, por lo tanto, no tendrán acceso al portal 1-2-1 (solo expositores y patrocinadores).
¿Cómo registro manualmente a los asistentes del evento principal en el evento 1-2-1?
Si no has activado el registro automático y quieres sincronizar manualmente las listas del evento principal y las del organizador de reuniones 1-2-1, haz clic sobre el botón Registrar asistentes.
RESTRICCIONES DE REUNIONES POR FECHA
¿Para qué son las restricciones de reuniones por fecha?
Las restricciones de reuniones por fecha te permitirá restringir a asistentes de unirse en días específicos del evento de networking 1-2-1. No hace falta decir que esta opción solo será relevante si tienes un evento para varios días. Las restricciones se pueden configurar a través de un archivo CSV si subes la lista de asistentes manualmente al organizador de reuniones 1-2-1. Estas restricciones también se pueden configurar editando el perfil individual de cada asistente.
¿Cómo configuro estas restricciones?
Haz clic sobre el botón Añadir para crear una restricción específica.
Marca los días en los que cada asistente pueda asistir. Por ejemplo, marca el 02 de febrero si quieres que los usuarios se unan solo el primer día.
También puedes restringir las solicitudes automáticas según el ticket adquirido por cada asistente (si en el evento principal usas el producto Registro).
CONFIGURACIÓN
¿Cuáles son los diferentes tipos de configuraciones que puedo establecer en el organizador de reuniones 1-2-1?
A continuación, encontrarás las diferentes configuraciones que puedes seleccionar en esta sección:
Programador de reuniones (Abierto/Cerrado): esta es una forma rápida de activar y desactivar el organizador de reuniones. El estado debe cambiarse a "Abierto" para que los asistentes puedan acceder al portal 1-2-1.
Permitir reuniones y gestión de solicitudes (Sí/No): aunque el portal 1-2-1 permanezca accesible cuando está "Abierto" puedes restringir todas las actividades a través de esta opción. Debes seleccionar "Sí" para permitir a los asistentes enviar y gestionar las solicitudes de reunión.
Permitir cancelación de reuniones confirmadas (Sí/No): debes elegir "Sí" para permitir la cancelación de reuniones confirmadas. Elegir "No" significaría que el asistente no puede cancelar ninguna reunión confirmada por ningún motivo.
Permitir la descarga de la lista de asistentes (Sí/No): hay un botón de "Descargar" lista de asistentes por defecto en el portal 1-2-1, a menos que selecciones "No" para este ajuste.
Permitir el envío de mensajes privados (Sí/No): esta opción te permite activar o desactivar la opción de mensajería en el organizador de reuniones 1-2-1.
Permitir gestionar al usuario su agenda de sesiones del evento (Sí/No): en la tercera columna del portal 1-2-1 encontrarás la agenda del evento. Si quieres que los asistentes añadan sesiones de la agenda del evento a su agenda personal (segunda columna), selecciona "Sí".
También hay tres casillas debajo de las configuraciones principales. Los significados son bastante sencillos: activa o desactiva estas opciones a tu conveniencia.
GESTIÓN DE REUNIONES
¿Para qué es la pestaña "Gestión de Reuniones"?
Los organizadores de eventos pueden forzar reuniones entre los asistentes. Esta pestaña te permite reservar una reunión confirmada entre dos asistentes sin su consentimiento previo.
¿Cómo gestiono una reunión, manualmente, entre dos usuarios?
Haz clic sobre una mesa determinada, situada dentro de una franja horaria.
El primer paso será seleccionar al primer asistente.
Después de seleccionarlo, haz clic sobre el botón Añadir un segundo asistente a esta mesa.
Aquí podrás seleccionar a un segundo asistente.
Una vez que ambos asistentes están bloqueados, haz clic sobre el botón Confirmar reunión para finalizar la reunión.
¿Cómo elimino todas las reuniones y solicitudes?
Si quieres resetear la lista completa de reuniones, tienes la opción de borrar todas las reuniones y solicitudes existentes desde el botón Eliminar todas las reuniones y solicitudes. Este paso no es reversible; una vez aprietas el botón no podrás recuperar la información.
LISTA DE ASISTENTES
¿Para qué es la pestaña "Lista de Asistentes"?
Esta pestaña te trasladará a la lista de asistentes situada en el Panel de Control del producto ORGANIZADOR DE REUNIONES 1-2-1.
CORREOS AUTOMÁTICOS
¿Cuáles son los tres correos automáticos que puedo configurar para el organizador de reuniones 1-2-1?
Estos son los tres e-mails automáticos configurables:
Cuando se invita a un usuario
Este e-mail solo será relevante si tienes asistentes no invitados en el organizador de reuniones 1-2-1. Una vez invitas a esos asistentes mediante el botón Invitar a los filtrados, situado en la pestaña Lista de Asistentes, recibirán este correo automático que será su "e-mail de invitación". Este e-mail puede contener detalles de acceso a la plataforma y, normalmente, dirige a los destinatarios (asistentes) al portal 1-2-1.
Cuando un usuario recibe información sobre una invitación para reunión
Los asistentes reciben este e-mail cada vez que alguien les envía una solicitud de reunión o cada vez que alguien responde (aceptada/cancelada) a sus solicitudes enviadas.
Resumen de solicitudes diarias
Teóricamente, este e-mail no corresponde a un "correo automático" en sí, ya que se envía manualmente desde la pestaña Notificaciones. Es un e-mail que da un resumen de las solicitudes de reunión de cada asistente en las últimas 24 horas.
NOTIFICACIONES
¿Qué es un e-mail de recordatorio diario?
Como se ha mencionado anteriormente, el correo de recordatorio diario se encuentra en la pestaña Correos automáticos. Proporciona a los asistentes un resumen de todas las reuniones solicitadas (pendiente, confirmada y cancelada) de las últimas 24 horas.
¿Cómo envío el e-mail de recordatorio diario?
Para enviar un e-mail de recordatorio diario, haz clic sobre el botón Enviar ahora.
DISEÑO
¿Cómo pongo una imagen personalizada en la cabecera?
Haz clic sobre el botón Subir nueva imagen en la sección Imagen de fondo. Puedes elegir la altura y la proporción que deseas mostrar de la imagen (en píxeles) mediante el menú selectivo de "Altura".
¿Cómo añado o escondo los elementos de "Configuración" del diseño de la cabecera?
Tienes la opción de ocultar los siguientes elementos mediante las casillas situadas en la sección Configuración:
Logo de la cabecera
Título de la cabecera
Localización de la cabecera
Estos tres elementos se sincronizan automáticamente con la información proporcionada en la sección Configuración básica de este producto.
INFORMES
¿Cuáles son los informes que me puedo descargar?
A continuación, encontrarás una breve explicación de todos los informes descargables:
Mesas y franjas horarias: este es el informe más completo que puedes descargar si deseas averiguar quién está reuniéndose con quien, en qué mesa y en qué franja horaria.
Mesas: este informe te mostrará todas los accesos a las reuniones de una mesa específica. También te mostrará las respuestas de los asistentes a encuestas post reunión que reciben a través de un e-mail, una vez confirmada la reunión (lugar de la reunión, testimonios escritos, etc.).
Franjas horarias: este informe te mostrará todos los accesos a las reuniones para cada franja horaria. También te mostrara las respuestas de los asistentes a encuestas post reunión que reciben a través de un e-mail, una vez confirmada la reunión (lugar de la reunión, testimonios escritos, etc.).
Solicitudes de asistentes: te permitirá rastrear todas las reuniones solicitadas (en pendiente y confirmada) accedidas en el sistema.
MATCHMAKING
¿Qué es el Matchmaking?
Esta sección te permite establecer reglas de matchmaking (emparejamiento) para que los asistentes tengan usuarios recomendados cuando intenten solicitar reuniones en el portal 1-2-1. Estas reglas se basan en las preguntas añadidas para la sección Preguntas y Filtros.
¿Cómo configuro nuevas reglas?
Para crear nuevas reglas, haz clic en Crear grupo de filtros. Luego, tendrás que hacer clic en Añadir un nuevo filtro en "Si el usuario responde" y "Se le recomendarán usuarios que respondan".
Por ejemplo, puedes elegir que los que respondan 'Sí' a la pregunta "¿Estas buscando empleo?" sean emparejados con aquellos que han respondido 'Sí' a la pregunta "¿Estás interesado en contratar?".
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