Organizador de Reuniones 1-2-1
Antes del evento
1. Espera la invitación al organizador de reuniones 1-2-1
Para acceder a tu perfil y organizador de reuniones, tendrás que ser invitado por el organizador del evento. Recibirás una invitación parecida a esta que te proporcionará acceso a la herramienta de networking:
2. Responde al cuestionario 1-2-1
La primera vez que accedas al portal 1-2-1, tendrás que responder a una serie de preguntas establecidas por el organizador del evento. Estas preguntas ayudarán a otros asistentes a conocerte mejor, y además actúan como filtros para la lista de asistentes.
3. Gestiona tus reuniones
Solicita una reunión
Para solicitar una reunión tendrás que hacer clic en Programar reuniones en el portal 1-2-1. En una ventana emergente, se mostrarán todos los asistentes disponibles que pueden filtrarse según su tipo de usuario y sus respuestas al cuestionario. Si el organizador del evento activó la opción matchmaking, podrás ver los asistentes más afines contigo en Recomendaciones.
Si te interesa alguien, haz clic en Reservar reunión y podrás seleccionar el día, hora y mesa (o espacio virtual en eventos no presenciales). También podrás añadir un mensaje personal a tu solicitud antes de hacer clic en Enviar solicitud. Una vez enviada, aparecerá en tus solicitudes Enviadas hasta que sea aceptada o denegada.
En el caso de que el evento sea virtual, se creará un enlace de videoconferencia en la solicitud de la reunión, siempre y cuando el organizador haya activado esta opción:
Puedes eliminar el enlace y añadir uno propio (Zoom, Google Meet, etc.) si no deseas utilizar la plataforma de videoconferencias de EventsCase.
Cómo aceptar o denegar una solicitud
Cuando alguien te envía una solicitud de reunión, recibirás un email automático. Para gestionar la solicitud se te redirigirá al portal 1-2-1, donde podrás ver todas las solicitudes en la sección Recibidas. Podrás ver un resumen de la reunión, pero tendrás que hacer clic en Ver para acceder a todos los detalles y responder a la solicitud. Tienes tres opciones: puedes aceptar la reunión, rechazarla o denegarla y proponer otra fecha/hora.
Cómo cancelar una reunión confirmada
Para cancelar una reunión confirmada, ve a reuniones Aceptadas o accede a la reunión directamente desde MI AGENDA. Encontrarás el botón Cancelar reunión en la parte inferior de la ventana emergente. Esta acción no puede deshacerse; una vez la reunión haya sido cancelada, se tendrá que volver a agendar.
Cómo añadir una nota privada
Si quieres añadir una nota privada, puedes hacerlo clicando en el icono que se muestra abajo, o también visionando manualmente una reunión confirmada. Puedes añadir una nota privada que no se compartirá con el otro asistente.
Durante el evento
1. Descarga tu agenda
En el portal 1-2-1 puedes descargarte tu agenda personal haciendo clic sobre el icono de descarga. Se guardará en formato PDF. Además puedes exportar tus reuniones a un calendario externo como Google Calendar o a un archivo ICS.
2. Accede a las reuniones
En eventos físicos, simplemente tendrás que acudir al lugar establecido a la hora acordada y reunirte con la otra persona.
En eventos online es tan fácil como unirse a una videoconferencia con el otro participante. Abre una reunión confirmada y haz clic en Unirse a la reunión. La videollamada se abrirá en otra pestaña.
3. Deja notas durante la reunión
Si quieres añadir una nota privada, puedes hacerlo clicando en el icono que se muestra abajo, o también visionando manualmente una reunión confirmada. Puedes añadir una nota privada que no se compartirá con el otro asistente.
4. Puntúa tu reunión
Puntuar la reunión ayudará al organizador a saber qué reuniones tuvieron lugar y si tienes algún feedback o comentario que te gustaría compartir (sólo será visible para el organizador del evento).
Recibirás un correo automático una vez haya terminado tu reunión pidiéndote que la puntúes (con el mismo formulario de arriba).
Después del evento
1. Descarga tu agenda
Si has apuntado notas durante tus reuniones, descargar de nuevo tu agenda te será muy útil. Todas tus notas privadas quedarán reflejadas en el nuevo archivo PDF.
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