Ajustes de Asistentes
Hay varios aspectos configurables desde AJUSTES DE ASISTENTES:
Tickets / Aforo
Esta pestaña está duplicada en el menú de Registro. Para una explicación más detallada sobre cómo configurar los tickets o la capacidad de un evento, haz clic aquí.
Tipos de asistente
Los tipos de asistente permiten que los organizadores clasifiquen asistentes en diferentes grupos. Esto es útil por varios motivos:
Puedes crear registros diferentes según el tipo de asistente.
Puedes configurar la visibilidad de un módulo de la página web según el tipo de asistente.
Puedes enviar notificaciones push a ciertas categorías.
Puedes ocultar opciones del menú de la app a cierto tipo de asistente.
Puedes crear acreditaciones diferentes para cada categoría.
Puedes sincronizar asistentes del evento principal al organizador de reuniones 1-2-1 basándote en el tipo de asistente.
Hay tipos de asistente preestablecidos en el evento. SI necesitas agregar más, informa a tu Project Manager o envía una solicitud a través del Help Center.
Puedes permitir que los asistentes elijan su propio tipo de asistente si se registran a través de EventsCase e incluso poner este campo como obligatorio. Como organizador del evento, les puedes asignar de manera manual un tipo de asistente editando su perfil en la lista de Asistentes Aprobados o subiendo un archivo CSV donde hayas rellenado la columna de Delegate Category (tipo de asistente).
Formulario de Registro
Esta pestaña está duplicada en el menú de Registro. Para una explicación más detallada sobre cómo configurar los tickets o la capacidad de un evento, haz clic aquí.
Networking
Esta sección sólo es relevante si estás utilizando el módulo Asistentes en la página web.
Crea diferentes grupos de networking haciendo clic en el botón + Añadir. Podrás configurar el nombre del grupo, asignarle un color y elegir otros grupos de networking que este grupo no verá en el módulo web.
Los asistentes pueden elegir su grupo de networking al registrarse a través de EventsCase o puedes asignarles el grupo manualmente editando su perfil en la lista de Asistentes Aprobados o subiendo un archivo CSV donde hayas rellenado la columna Networking Group
En esta pestaña también tienes opciones adicionales como permitir que los inscritos elijan múltiples grupos de networking y cambiar la privacidad de su perfil durante el registro. También hay una casilla donde a todos los inscritos nuevos se les asigna un perfil privado predefinido (lo que significa que no aparecerán en el módulo ASISTENTES, a no ser que quieran participar de manera explícita en networking o configuren su cuenta como pública).
Por último, puedes mover asistentes de un grupo de networking a otro, como te mostramos en el siguiente ejemplo:
Información Pública / Privada
Los campos que se encuentran en esta sección son los mismos que aparecen en el formulario de registro. Activar campos de registro bajo las secciones Campos mostrados en perfiles públicos o Campos mostrados en sección "mi perfil" conlleva que las respuestas del asistente serán visibles, bien en su perfil público o en su perfil privado en la app del evento.
A continuación, verás un ejemplo sobre cómo se reflejan las respuestas de un asistente al formulario de registro en su perfil privado de la app:
Recuerda guardar cada vez que marques o desmarques una opción.
Encuesta de Evento
Puedes crear una encuesta de evento que puedes enviar a los asistentes de manera manual por e-mail al finalizar el evento. Esta encuesta también puede responderse desde la app del evento, si has contratado este producto.
Para crear una encuesta de evento, haz clic en Añadir pregunta/Texto. Los tipos de pregunta que puedes añadir son el mismo tipo de preguntas del formulario de registro.
Una vez tu evento haya finalizado, aparecerán la URL de la encuesta y el botón Enviar cuestionario en esta pestaña. Tienes la opción de enviar el cuestionario sólo a aquellos asistentes cuya asistencia se confirmó a través de la app de check-in o mediante el módulo AUTO-CHECKIN de la página web.
Recuerda que tendrás que editar el e-mail en la pestaña Correos automáticos para poder personalizar el contenido del correo enviado a los asistentes. Cuando ya lo tengas, selecciona el botón Enviar cuestionario.
Una vez los asistentes hayan respondido al cuestionario del evento, podrás descargarte los resultados haciendo clic en Descargar resultados. También podrás ver estadísticas de las preguntas cerradas haciendo clic en Ver estadísticas.
Debes ser administrador de la plataforma para descargar los resultados de la encuesta de evento.
Correos automáticos
En esta pestaña encontrarás todos los correos automáticos que puedes activar en el evento. Activa sólo los emails automáticos que necesites (esto dependerá principalmente de cómo configures tus registros).
Los correos se pueden editar desde el icono del lápiz de cada fila. Cada email tiene una versión preestablecida que puedes editar haciendo clic en Diseñaré mi propia plantilla.
Esto activará el editor de correo electrónico, donde podrás editar el asunto del correo, el nombre de contacto del remitente, la dirección de contestación y modificar por completo el contenido del correo.
Puedes guardar cualquier plantilla de correo que hayas modificado haciendo clic en Acciones > guardar como plantilla. Esto hará que se descargue un archivo .json que puedes subir en otro correo para no tener que empezar a diseñarlo desde cero.
Para subir un archivo .json guardado, haz clic en Seleccionar archivo, y el archivo guardado se cargará.
Es muy recomendable que te envíes un correo de prueba de todos los correos automáticos que hayas activado. Escribe tu dirección de correo y haz clic en Guardar la pestaña de idioma actual y enviar un correo de prueba. Tu dirección de correo electrónico tiene que estar verificada para enviarte pruebas. Si todavía no está verificada, puedes ver cómo hacerlo aquí.
Para ver una explicación más detallada sobre a qué corresponde cada correo automático, haz clic aquí.
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