App de Check-in

Si aún no eres cliente de Eventscase, y quieres descubrir cómo podemos ayudarte a controlar los accesos con nuestra check-in app visita nuestra web: Check in app

Sigue la asistencia y el flujo del público en eventos físicos a través de la App de Check-in, disponible tanto para Android como para iOS. Puedes gestionar la entrada (y la salida) de los asistentes de un evento o solo para sesiones en concreto y así generar informes fácilmente.

La App de Check-in utiliza la cámara de tu dispositivo móvil que actúa como un "escáner de Código QR" para una recepción más rápida. Por otro lado, también puedes buscar a alguien, manualmente, en la lista de asistentes.

Los asistentes pueden presentar un código QR único mostrando su ticket o su acreditación. También pueden cargar su código QR si han iniciado sesión en una app de eventos vinculada a EventsCase.

Ejemplos de códigos QR de una acreditación y de una app de evento:

El menú de Check-in App está formado por las siguientes pestañas: Panel de Control, Configuración e Información Privada.

Panel de Control

Una vez la App de Check-in es activada, el estado se mostrará como App disponible.

Si deseas utilizar la App de Check-in, ponte en contacto con tu Project Manager para configurarla como procede. Una vez configurada, podrás encontrar los enlaces de descarga en el Panel de Control tanto para Android como para iOS.

Recuerda que si tu plataforma está alojada en un servidor separado, EventsCase tendrá que generar una nueva App para Android e iOS; no podrás utilizar por defecto la App de Check-in de EventsCase.

Las estadísticas del panel te muestran los datos relacionados con el proceso de check-in. Podrás ver los siguientes números:

Registrados: número total de asistentes registrados en la lista de Asistentes Aprobados.
Asistencias: número total de asistentes que han realizado check-in en el evento.
Checkins: número de total de checkins realizados a través de la App de Check-in (para eventos físicos) o de la página web mediante el módulo AUTO-CHECK IN (para eventos virtuales que se ejecutan en páginas web de EventsCase).
Checkouts: número total de checkouts realizados a través de la App de Check-in (para eventos físicos).

Además, también puedes visualizar las estadísticas de check-in en función del tipo de ticket, del tipo de categorías y las sesiones.

Para exportar un informe de los check-ins (entradas) y check-outs (salidas), haz clic en el botón Exportar. El informe te mostrará las entradas con marca de fecha para que puedas identificar el momento exacto en el que alguien ha realizado su check-in y check-out.

La sección ASISTENTES es el método alternativo para registrar la entrada (y salida) a los asistentes del evento.

La sección ASISTENTES muestra a todos los asistentes ubicados en la lista de Asistentes Aprobados. Puedes registrar la entrada y la salida de los asistentes, manualmente, utilizando los botones de la derecha.

Si has utilizado la App de Check-in para las sesiones, tendrás que ir al menú CONTENIDO y hacer clic en Agenda. Haz clic en Gestionar, en una sesión determinada, y clic en Asistentes confirmados. Por último, haz clic en Descargar informe de asistentes confirmados para descargar un archivo CSV. Observa el siguiente ejemplo:

Configuración

Solo los usuarios que se encuentran en esta sección pueden iniciar sesión para utilizar la App de Check-in (iOS o Android). Para añadir un nuevo usuario, haz clic en el botón +Añadir usuario.

Solo puedes añadir a los usuarios que tengan una cuenta en la plataforma.

Si la persona todavía no tiene una cuenta de usuario en la plataforma, ves a ADMIN > elige la opción Users y haz clic en Añadir nuevo usuario. Como forma alternativa, puedes registrarlos manualmente desde el mismo evento a través de la LISTA DE ASISTENTES > Asistentes aprobados > Añadir asistente.

Si se añade tu e-mail como usuario de la check-in app en otros eventos (o en otras plataformas del ecosistema EventsCase), tus credenciales para iniciar sesión no funcionarán. En este caso, se recomienda que crear una cuenta falsa (vía ADMIN > Users) para tener acceso a la App de Check-in en este nuevo evento.

Información Privada

Esta sección te permite mostrar los datos del formulario de registro del perfil de un asistente cuando se escanea su código QR en la App de Check-in o cuando, manualmente, pulsas su nombre en la lista de asistentes. Marca las casillas de los datos de perfil que quieres mostrar y haz clic en Guardar.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se muestran los datos de registro (país de origen y país de destino) en la App de Check-in:

Check-in desde la App

La App de Check-in (iOs o Android) te permite realizar un seguimiento preciso de la asistencia de tus invitados el día del evento. Puedes utilizarla para el evento en sí y/o para sesiones específicas de tu agenda. Puedes elegir entre varias opciones:

Check-in al Evento

Para efectuar el check-in por evento, haz clic en Check-in al evento, ubicado en el menú principal, y podrás ver la lista completa de asistentes. Entonces podrás registrar las entradas de los asistentes para confirmar si han acudido a tu evento o no.

Puedes escanear el código QR de los asistentes con la cámara de tu teléfono móvil para realizar automáticamente el check-in, o puedes buscarles en la lista de asistentes y registrar su entrada manualmente.

Aquí tienes un ejemplo de cómo escanear el código QR de un asistente desde una acreditación (tienes que hacerlo manualmente, pulsando sobre In):

Aquí tienes un ejemplo de cómo buscar manualmente a un asistente y registrar su entrada (tienes que hacerlo manualmente, pulsando sobre In).

Check-in a la Sesión

Si configuras el Check-in a la Sesión te dejará registrar a los asistentes a las sesiones individuales de tu agenda y también te mostrará la fecha, la hora, la sala y la duración de cada sesión.

Para registrar la entrada del asistente a la sesión, haz clic en Check-in a la Sesión en el menú principal de la app y elige la sesión deseada de la lista. Entonces, podrás escanear el código QR del asistente o buscarlo por su nombre.

La APP DE CHECK-IN es ideal para eventos de sesiones múltiples, dónde pueden haber varios puntos de entrada para los asistentes. Mediante la App de Check-in, puedes controlar el acceso a diferentes zonas y conocer qué áreas son las más frecuentadas por los asistentes.

Para las sesiones que requieran registro, los asistentes registrados aparecerán con un pequeño icono de una estrella junto a su imagen de perfil. Si deseas ver la lista de todos los asistentes registrados para una sesión en concreto, haz clic en el icono de la estrella, situado en la esquina superior de la app de check-in.

Si un asistente no registrado intenta acceder a la sesión, la App te mostrará una alerta indicándote que el asistente no está registrado en la sesión.

Cambiar evento

La opción de Cambiar evento te deja ir a un evento diferente, si se te han asignado derechos de uso para la App de Check-in dentro de otros eventos de la plataforma de EventsCase.

Trabaja offline

La App de Check-in de EventsCase es nativa tanto para Android como para iOS. Así pues, la app funciona de forma eficaz incluso cuando no hay conexión a Internet. Una vez la conexión se ha restablecido, la información se sincronizará automáticamente en todos los dispositivos y la plataforma.

La conexión se muestra a través del siguiente icono, situado en la esquina superior derecha de la App de Check-in. A continuación, se mostrarán los tipos de icono y su significado:

El dispositivo está conectado a Internet y la información de check-in está sincronizada en todos tus dispositivos.

El dispositivo no está conectado a Internet, pero la información de check-in ya se ha sincronizado en todos tus dispositivos.

El dispositivo no está conectado a Internet y la información de check-in está pendiente de ser sincronizada en todos tus dispositivos.

Check-in desde la Website

Para eventos virtuales que se realizan en la página web de EventsCase puedes usar el módulo AUTO-CHECK IN para rastrear las entradas.

El proceso para eventos virtuales es automático. Si añades el módulo AUTO-CHECK IN a tu página web, los asistentes que hayan iniciado sesión registrarán su entrada al visitar la página que contenga este módulo sin que tú tengas que hacer nada.

En las configuraciones del módulo, puedes elegir si el módulo registra a alguien para todo el evento o para una sesión determinada. Aquí es cómo añadirías este módulo a tu página web:

El módulo AUTO-CHECK IN permite check-ins (entradas), pero no check-outs (salidas). Tampoco se podrá determinar el tiempo que ha pasado el asistente en dicho módulo.

A los informes de los check-ins de la página web se accede de la misma manera que en la App de Check-in. La opción check-ins al evento está en el Panel de Control del producto CHECK-IN APP. Por su parte, la opción check-ins a la sesión se encontrará en CONTENIDO > Agenda > Gestionar > Asistentes confirmados.