App del Evento

Resumen

Introducción

La app del evento es una forma genial de involucrarte con tus asistentes llevando el evento directamente a sus manos. En la app podrás anunciar cambios de última hora, recordar a los asistentes las próximas sesiones, animarlos a explorar el lugar del evento o promover tus expositores y patrocinadores, entre otras funcionalidades.

Tipos de App del Evento

Apps de Un Evento y Multi-Evento

Hay dos tipos de apps del evento disponibles: de un solo evento y multi-evento. La primera funciona como mono-evento, mientras que la app multi-evento puede tener tantos eventos asignados como sea necesario.

Cada evento se trata de manera individual, así que tanto si utilizas una app de un solo evento o multi-evento, el contenido y el diseño pueden ser totalmente diferentes y personalizables.

Cuentas de Desarrollador

Cuentas de Desarrollador con iOS (Apple) y Android (Google)

El primer paso para configurar tu app del evento es asegurarse de que tienes cuentas de desarrollador con iOS (Apple) y Android (Google). Sin ellas, no podrás gestionar aplicaciones con iOS o Android. Si eres una agencia, se recomienda que las cuentas de desarrollador estén configuradas al nombre de la empresa/cliente con el que estés trabajando. Si tienes un Project Manager asignado, te podrá ayudar con esto.

Guía de configuración para desarrolladores para iOS (Apple)

Guía de configuración para desarrolladores para Android (Google)

IMPORTANTE

Si eres una agencia, se recomienda que las cuentas de desarrollador estén configuradas al nombre de la empresa/cliente con el que estés trabajando.

IMPORTANTE

Configurar una cuenta de desarrollador puede llevar hasta un mes (en algunas ocasiones incluso más), así que necesitarás hacerlo antes de solicitar tu app del evento.

IMPORTANTE

Para iOS (Apple) es esencial que tengas acceso a un dispositivo iOS. Como parte del proceso de configuración, tendrás que completar un proceso de autenticación de 2 pasos en un dispositivo que utilice las mismas credenciales de inicio de sesión que la cuenta iOS (Apple) creada.

Solicitud de la App del Evento y Opciones de Privacidad

Solicitar una App del Evento

Si tienes solicitada la app de un solo evento tendrás que solicitar una aplicación para cada evento en el que quieras utilizarla. Para la app multi-evento, sólo tendrás que hacer la solicitud una vez ya que, una vez creada, simplemente tendrás que añadir nuevos eventos.

Nota

Tendrás que tener un evento creado en tu plataforma antes de proceder con la solicitud de la aplicación.

IMPORTANTE

Tienes que solicitar la app del evento por lo menos un mes antes de la fecha de lanzamiento deseada. Si tu solicitud se hace con menos de un mes de la fecha de lanzamiento, puede que la app del evento no se procese a tiempo y, por tanto, supere la fecha límite.

En tu plataforma, en el menú lateral, podrás ver el icono Mis apps. Al hacer clic en Solicitar nueva App tendrás dos opciones: Solicitar una App de un evento y una App multi-evento. Tendrás que seleccionar la app adecuada acorde a tu contrato. Cuando hagas clic en cualquiera de las dos opciones, tendrás que completar el Formulario de solicitud.

La información de este formulario es la principal marca de la app del evento, y también cómo se mostrará la app del evento en las tiendas de aplicaciones. Con una aplicación multi-evento, tendrás que considerar tu marca: tiene que coincidir con todos los eventos, independientemente de la naturaleza de cada uno.

Se te pedirá que subas imágenes de iconos y encabezados para iOS y Android (los tamaños están especificados en el documento). Además, tendrás que proporcionar un enlace válido a los Términos y Condiciones de tu empresa o la de tu cliente.

Opciones de Privacidad de la App del Evento

En la tienda de aplicaciones todo el mundo podrá ver y descargar tu app del evento. (Puedes ocultar o no publicar la app del evento, pero, como consecuencia, nadie podrá acceder a ella).

El primer nivel de acceso es si algún contenido puede ser visible sin que el usuario tenga que iniciar sesión en la app del evento. Esto se configura desde Mis Apps, en el menú lateral, seleccionando el título del evento. Observa el siguiente ejemplo:

Ahora tendrás que hacer clic en Configuración al lado del evento que desees configurar. Si cuentas con una app multi-evento puede que tengas varios eventos listados.

Público permite al usuario ver el contenido con total libertad sin iniciar sesión previamente.

Privado requiere que el usuario inicie sesión (debe utilizar las mismas credenciales que para la plataforma) para ver el contenido de la app del evento.

Nota: Ver también el menú de la app del evento - módulos internos para opciones de privacidad avanzadas.

Este es el menú de opciones de la app del evento. Para que sea más sencillo, vamos a ir en orden.

Panel de Control

El panel de control de la app del evento nos permite ver tres cosas importantes: el estado de tu app, los links para descargar tu aplicación y, por último, las estadísticas asociadas con ella.

Estado de la App del Evento

Solicite app - tendrás que solicitar una app de un evento o multi-evento.

En proceso - tu app está siendo desarrollada por el equipo técnico o se ha presentado al desarrollador pertinente para su aprobación.

Publicada - tu app del evento ha sido lanzada y está disponible para ser descargada. Podrás encontrar los enlaces vinculados a las versiones de Android e iOS en Descarga la App. Te conducirán a la app del evento en sus respectivas tiendas.

CONSEJO

Cuando promociones tu app del evento, incluye estos enlaces en los correos electrónicos y en tu página web. Estos links también pueden generarse como códigos QR (con el generador de QR que prefieras) para que sea más fácil escanearla y descargarla.

Estadísticas del Panel de Control de la App del Evento

Una vez tu app está publicada y en funcionamiento, podrás visualizar las diferentes estadísticas reflejadas en el Panel de Control, ubicadas en la parte inferior de esta sección. Además, también tienes la opción de descargártelas.

Estas son las estadísticas disponibles:

Dispones de una gran variedad de opciones en la Edición del Menú de la app. Es tu punto de acceso para diseñar la disposición y controlar la accesibilidad de tu contenido. Se gestiona a través del teléfono interactivo que aparece en la plataforma. Los cambios que se hagan en este menú interactivo se verán reflejados a tiempo real en tu dispositivo móvil.

Para configurar el logo de la cabecera, o cambiar los colores de fondo o texto, haz clic en el área de la cabecera.

Puedes cambiar el orden de los iconos del menú de la app del evento. Para ello, solo tendrás que arrastrarlos y soltarlos en el lugar deseado.

Los elementos del menú que aparecen en tu app del evento se basan en 3 categorías:

Módulo interno - Este es un módulo que toma su contenido de otros productos de tu plataforma, incluyendo contenidos básicos del evento y herramientas de networking.
Enlace externo - Se crea un icono tras el cual se instala una URL externa para redirigir al usuario a un contenido específico fuera de la app del evento.
Pestaña adicional - Se utiliza para mostrar información estática como ayuda, información de contacto, ofertas especiales, folletos o instrucciones del evento. Las pestañas adicionales se crean en la plataforma, a través de la sección Pestañas Adicionales.

Ya hemos visto cómo ordenar los módulos. Ahora vamos a proceder con la personalización de nuestra app en cuanto a añadir, eliminar y configurar módulos.

Para añadir nuevos módulos en la app del evento, pasa el ratón por encima del + en la parte inferior derecha del menú interactivo.

Internal Modules (módulos internos)

Al hacer clic en el módulo deseado, aparecerán las opciones de configuración. A continuación, veremos cómo se añade un módulo interno.

En el menú de configuración, verás una lista desplegable de los módulos internos disponibles.

La mayoría de módulos internos se rellenan de manera dinámica a través del producto correspondiente en tu plataforma principal. Puede que algunas de estas opciones tengan un coste adicional o de suscripción, y tendrán que ser activadas para permitir la transferencia de contenido.

121 - Abre un iframe que permite que el usuario navegue por el organizador de reuniones 1-2-1.
Agenda - Muestra la información de transmisiones y sesiones de contenido > agenda. Si la sesión se activó como online, y se incluyó un enlace en el campo "en línea", verás una flecha para reproducir en el interior del contenido de la sesión. (Imagen más abajo)
Asistentes - Lista de todos los asistentes aprobados, siempre y cuando su perfil de usuario esté configurado como público.
Cambiar evento - Funcionalidad correspondiente a la app multi-evento. El usuario puede navegar por diferentes eventos dentro de la misma app multi-evento.
Chats - Aquí es donde aparecen las notificaciones push, y donde se muestran los mensajes privados entre usuarios (sólo ese usuario verá esos mensajes privados).
Encuesta del evento - Muestra la encuesta del evento creada en el producto Ajustes de Asistentes.
Expositores - Lista los expositores del producto expositores. Hay una opción de filtro según las categorías y subcategorías entradas en el producto expositores. N.B.: El icono por defecto del expositor cambia un poco en un dispositivo móvil cuando se usa en conjunto con gamificación.
Feeds - Muro de mensajería en la app. N.B.: El feed puede moderarse a través de administración del muro en el menú de opciones de la app del evento.
Insertar web - Da la impresión de que el usuario se quede en la app del evento, pero realmente están accediendo a una URL HTTPS.
Leads - Se usa con escáner de contactos. En este módulo se puede ver e intercambiar una tarjeta de visita electrónica. Los leads capturados también aparecerán en el área de perfil del usuario en la plataforma.
Login/Logout - Permite que el usuario inicie o cierre sesión en ese evento.
Mapas app - Muestra los mapas, organización de asientos, etc. subidos en planos, en el menú de opciones de la app del evento.
Mi horario - Muestra las sesiones a las que se ha registrado el usuario y/o las que ha marcado como favoritas.
Mi perfil - Muestra la información personal del usuario que ha incluido en su cuenta de usuario. En esta sección, tienes la opción de mostrar las respuestas de tu cuestionario de registro. Para hacerlo, tienes que configurarlo a través de app de check-in > información privada.
Patrocinadores - Muestra los patrocinadores listados en contenido > patrocinadores.
Ponentes - Muestra los ponentes listados en contenido > ponentes.
Q&A - Módulo hecho a medida para admitir la integración de Slido.
QR - Muestra el código QR del usuario (generado automáticamente)
Ranking - Muestra el Top 10 de los usuarios que estén participando en la gamificación.
Twitter Feeds - Añade tu #hashtagdetwitter para mostrar contenido en directo en la app.

La configuración de cada módulo interno es muy similar, las únicas excepciones son las que requieren incluir un enlace o una selección adicional. Las características estándar son las siguientes:

Cambiar el módulo interno ya existente a otro a través del menú desplegable
Cambiar el título del módulo
Cambiar el color del texto y el icono
Cambiar el icono por otro icono de EventsCase
Cambiar el icono por uno de tu preferencia subiéndolo o eligiendo uno que hayas subido con anterioridad.
Configurar la visibilidad de ese módulo interno
Eliminar el módulo interno

Cada módulo de la app del evento puede configurarse para permitir o restringir su visibilidad. Por ejemplo, puede que no quieras que tus expositores o patrocinadores tengan acceso directo a tu lista de asistentes, a no ser que hayan comprado el pack platinum. Para configurar la privacidad, tendrás que marcar la casilla de Privado y seleccionar el ticket o tipo de asistente según tu preferencia.

External Link (enlace externo)

La configuración de un módulo enlace externo es exactamente lo mismo que los módulos internos, con la excepción de añadir la URL elegida. Cuando un usuario seleccione ese icono, será redirigido a través del enlace que hayas proporcionado.

Additional Tab (pestaña adicional)

Para leer más sobre cómo crear pestañas adicionales, continúa hacia la sección Pestañas adicionales.

Colores

En esta pestaña, puedes editar los colores de tu app del evento. Para ver los resultados, puedes previsualizar los cambios antes de guardar. Una vez guardados, los cambios se sincronizarán automáticamente con la app del evento.

Escáner de Contactos

El escáner de contactos es una herramienta de captura de tarjetas de visita electrónica y datos. Se utiliza principalmente para que los expositores puedan escanear y guardar los datos de contacto de los asistentes al evento con los que se relacionen, pero tienes la opción de configurar el acceso para que se adapte a tus necesidades.

El escáner de contactos se basa en escanear los datos de la persona que deseas guardar mediante un código QR. La imagen QR que tienes que escanear está disponible en la app del evento (módulo interno QR) y puede añadirse a e-mails, acreditaciones y tickets.

Si tu dispositivo te pide permisos para acceder a la cámara, tendrás que permitirlo. Cuando la opción de escanear esté seleccionada, el dispositivo cambia a un lector de QR. Una vez escaneado, verás un mensaje emergente que te pregunta si quieres compartir tus datos con el otro usuario. Los datos del otro usuario se guardarán en contactos y, si lo apruebas, tus detalles se transferirán y se guardarán también en el dispositivo del otro usuario.

13MB

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Puedes ver tus contactos escaneados directamente en tu dispositivo. Además, también podrás acceder a ellos al iniciar sesión en EventsCase, seleccionando el evento del que quieres recuperar los datos y eligiendo la pestaña de Contactos para descargar los archivos.

Banners de Patrocinador

Para maximizar la visibilidad de los patrocinadores del evento, tienes la opción de añadir pantallas de bienvenida y banners a tu app del evento.

Sube banners ilimitados para que se muestren en iOS y Android.
Configura cuánto tiempo quieres que se muestre la imagen, en segundos.
Si tienes más de un banner, aparecerán de manera aleatoria.
Las pantallas de bienvenida sólo se ven al abrir la app.
Los banners pequeños siempre están visibles.

Pestañas adicionales

Para crear el contenido de una pestaña adicional, tendrás que seleccionar Pestañas adicionales del menú de opciones de la app del evento.

Selecciona Añadir contenido adicional para acceder a las opciones de configuración. Puedes subir una imagen y utilizar las cajas HTML para diseñar tu contenido. Una vez creada, tu nueva pestaña aparecerá en la lista de pestañas adicionales. Puedes editar o eliminar el contenido a tu gusto, que se verá reflejado a tiempo real en tu dispositivo.

Una vez hayas creado todas tus pestañas adicionales, tendrás que añadirlas en tu app del evento. Esto se consigue pasando el ratón por encima del + en la parte inferior derecha del teléfono interactivo y seleccionando Additional tab. Las opciones de configuración son las mismas que en los otros módulos, exceptuando que ahora tendrás un menú desplegable con las pestañas que hayas creado. Selecciona la opción que prefieras.

Planos

En el apartado Planos, puedes subir el plano de tu zona de exposición, la disposición de los asientos, el diseño del lugar, etc. Sólo tienes que cargar la imagen requerida y asegurarte de tener el módulo interno de mapas app en la aplicación del evento.

Gamificación

La gamificación es una manera estupenda de animar a tus asistentes a relacionarse con tus expositores y ofrecer un incentivo para explorar el lugar del evento. Aunque la gamificación es parte de la app del evento, tiene su propia guía de usuario, a la que puedes acceder desde aquí.

Notificaciones

Mantén el contacto con tus asistentes a través de notificaciones push. Es una manera genial de recordar o informar al grupo de usuarios las próximas sesiones, el contenido clave, las noticias, las actividades, etc. Las notificaciones push se pueden enviar inmediatamente o programarlas para que lo hagan en otro momento.

Para enviar una notificación, el primer paso es seleccionar quién la va a recibir. Hay disponible una opción de filtro (puede requerir la activación por parte de tu Project Manager o el Help Centre) que te permite dirigirte a ciertos usuarios. Las opciones disponibles aparecen en el menú desplegable de abajo.

Puedes configurar el mensaje en el campo correspondiente y elegir si quieres que se envíe ahora mismo o si prefieres programarla. Todos los mensajes enviados quedarán reflejados en los apartados de mensajes programados y enviados.

El "reloj" que siguen las notificaciones push sigue la zona horaria que hayas elegido en Ajustes del Evento > Configuración Básica. Si quieres que tu notificación se envíe a las 12:00 Madrid GMT +1, pero la zona horaria de tu evento está configurada como New York EST, ¡la notificación se enviará 6 horas después de lo esperado!

Las notificaciones aparecerán en la ventana principal del usuario (se tienen que permitir las notificaciones en el dispositivo) y pueden accederse a ellas a través del módulo de Chat.

Un signo de exclamación te indica que tienes un mensaje sin leer

Administración del Muro

El feed es un sistema de mensajería global que aparece en un muro social en la app del evento. Todo el mundo que tenga acceso puede publicar contenido para que lo vean los demás. El contenido del feed se crea a través del módulo feed, como ya se vio en el apartado de módulos internos. Como organizador o administrador del evento, puedes moderar el feed a través de la sección administración del muro. Para comprobar los últimos mensajes, utiliza el botón de Actualizar Página.

Encuestas de Sesiones

Puedes recopilar las respuestas de tus asistentes utilizando la sección Encuestas de Sesiones. La configuración por defecto es una calificación a través de estrellas del 1 al 5 (1 siendo la más baja, 5 la más alta).

Si prefieres personalizar las encuestas de las sesiones, puedes crear tu propia encuesta añadiendo preguntas. Esto sustituirá la opción de puntuación por estrellas. La encuesta que crees se aplica a todas las sesiones, NO se puede crear una encuesta para cada sesión.

Selecciona editar encuesta para acceder a las opciones avanzadas. Puedes configurar cómo responderán tus usuarios, si será a través de una respuesta corta, una escala deslizante o eligiendo una opción de una lista desplegable. También puedes establecer que ciertas preguntas sean obligatorias u opcionales.

Una vez hayas creado tu encuesta, podrás observar que la opción de las 5 estrellas ha sido reemplazada por una pestaña de encuesta. La encuesta sólo se puede acceder una vez la sesión haya concluido.

Puedes descargar los resultados de la encuesta a través de un archivo CSV. También tienes la opción de eliminar todas las respuestas y actualizarla.

Importante: si editas una pregunta de la encuesta tras haber recibido una respuesta, los datos guardados se perderán.

Encuestas de Ponentes

Puedes recopilar las respuestas de tus asistentes utilizando la sección Encuestas de sesiones. La configuración por defecto es una calificación a través de estrellas del 1 al 5 (1 siendo la más baja, 5 la más alta).

Si prefieres personalizar las encuestas sobre el ponente, puedes crear tu propia encuesta añadiendo preguntas. Esto sustituirá la opción de puntuación por estrellas. La encuesta que crees se aplica a todas los ponentes, NO se puede crear una encuesta para cada ponente.

Puedes descargar los resultados de la encuesta a través de un archivo CSV. También tienes la opción de eliminar todas las respuestas y actualizarla.

Importante: si editas una pregunta de la encuesta tras haber recibido una respuesta, los datos guardados se perderán.

Añadir un Evento a una App Multi-Evento

A estas alturas ya conoces prácticamente todo lo que hay que saber sobre la app del evento. Esta última sección te muestra como añadir más eventos a tu app multi-evento.

Selecciona Mis Apps del menú lateral. Tu app multi-evento aparecerá ahí. Selecciona añadir evento, y aparecerá una caja emergente con un menú desplegable, donde aparecen todos los eventos que hay en tu plataforma. Selecciona el evento que quieres incluir en tu app multi-evento, y elige el nivel de privacidad.

Matchmaking

Puedes activar la opción de matchmaking en la app del evento siguiendo estos pasos:

Crea Filtros de usuario (Preguntas de perfil adicionales —APQ's— cerradas) en el panel Admin de tu plataforma. Recuerda que puedes activar los siguientes tipos de pregunta como filtro de preguntas: Lista desplegable, Checkbox múltiple y Botón de radio.
Añade las APQ's que hayas activado como filtro de preguntas en el Formulario de Registro de un evento en concreto.
En AJUSTES DE ASISTENTES, ve a Matchmaking:

4. Crea los criterios de recomendación. Para crear un criterio nuevo, haz clic en Crear grupo de filtros. Luego tendrás que hacer clic en Añadir nuevo filtro en "Si el usuario responde" y "Se le recomendarán usuarios que respondan".

Del ejemplo de arriba, a los asistentes que sean de "United Kingdom", se les recomendarán otros asistentes que sean de "United Kingdom".

Puedes crear tantos criterios de recomendación como quieras.

Así es como lo verán los usuarios finales cuando vayan al apartado de Recomendaciones de la lista de asistentes en la app del evento:

Los asistentes a los que les den en el corazón, aparecerán automáticamente en la lista de Favoritos. Si le dan al botón de la X, ese asistente recomendado desaparecerá de su lista.

Por favor, contacta con tu Project Manager o el Help Center si no encuentras la opción de Matchmaking. Puede que no esté disponible en tu plataforma.