Organizador de Reuniones 1-2-1

Antes del evento

1. Adquirir el producto de registro

Por favor, contacta con el equipo de ventas o tu Administrador de Cuenta para contratar este producto.

2. Activar el producto

Una vez hayas contratado el producto, inicia sesión en tu plataforma y actívalo en un evento en concreto.

Para activar el producto, puedes ir al PANEL DEL EVENTO y seleccionar Activar, o directamente hacer clic en el producto ORGANIZADOR DE REUNIONES 1-2-1 en el menú de la izquierda.

3. Configurar información básica relacionada con tu evento 1-2-1

Configura la información básica de tu evento: nombre y URL del portal 1-2-1.

4. Decidir las fechas de tu evento

Tu evento 1-2-1 (networking) y tu evento principal pueden tener fechas diferentes así que, por favor, asegúrate de que las fechas en Configuración Básica son las correctas.

5. Crear franjas horarias y mesas

Crea las franjas horarias y las mesas (ubicación en eventos físicos) en las que tus asistentes podrán reunirse. El número de mesas determinará el número de reuniones posibles a lo largo del evento 1-2-1. Por ejemplo, si hay tres franjas horarias y 10 mesas para el día 1, significa que ese día habrá un máximo de 30 reuniones.

6. Definir categorías de usuario

Las categorías de usuario son como los tipos de asistente dentro del evento principal. Puedes asignarlas a los asistentes para clasificarlos en grupos. Si estás auto-registrando asistentes del evento principal al organizador de reuniones 1-2-1, asegúrate de que las categorías de usuario son exactamente las mismas que las del evento principal.

7. Definir el proceso de registro

Antes de darle acceso a tus asistentes, decide si el evento de networking será exclusivo para tus asistentes o si cualquiera que tenga acceso al enlace del portal 1-2-1 puede unirse. Si es un evento exclusivo, tendrás que elegir Por invitación solamente.

Si quieres sincronizar a los asistentes del evento principal con los del organizador de reuniones 1-2-1, tienes que activar el auto-registro. Esto permite que los asistentes que se estén registrando en el evento principal se conviertan en usuarios 1-2-1 automáticamente.

Para activar auto-registro, tendrás que marcar la casilla Autorregistrar en el 1-2-1 nuevos asistentes del evento (nombre del evento).

El menú desplegable junto a Categoría asignada por defecto te permitirá asignar una categoría de usuario ya existente a todos los asistentes autorregistrados del evento principal.

Si quieres activar opciones de sincronización avanzadas, haz clic en la casilla junto a Habilitar requisitos avanzados para ser sincronizados y elige categorías de usuario específicas que quieres que se sincronicen con la lista de asistentes del organizador de reuniones 1-2-1.

En esta sección, encontrarás dos opciones sobre cómo auto-registrar asistentes:

• No invitado (recomendado): Los asistentes se registrarán automáticamente como "no invitado" por defecto. Tendrás que invitarlos manualmente al evento 1-2-1 para que puedan comenzar a organizar reuniones. ‌

• Invitado (avanzado): Cada nuevo asistente del evento principal se registrará y será invitado al evento 1-2-1 de manera automática. Esto elimina la invitación por e-mail. Si eliges esta opción, deberás asumir que los asistentes ya han recibido instrucciones y sus credenciales a través del evento principal.

8. Configurar los correos automáticos

Personaliza los correos automáticos para que contengan tu marca y el mensaje que desees. En el e-mail de invitación, asegúrate de incluir instrucciones detalladas sobre cómo utilizar el organizador de reuniones 1-2-1.

9. Diseño

Puedes configurar algunos elementos visuales en el portal 1-2-1, como la imagen de cabecera y sus configuraciones básicas.

La imagen de cabecera aparecerá en la parte superior del portal 1-2-1. Puedes ajustar la altura, si es necesario.

10. Añadir preguntas y filtros

El organizador de reuniones 1-2-1 tiene su propio cuestionario que los usuarios tendrán que responder la primera vez que accedan al portal 1-2-1.

Las preguntas que añadas a esta sección se convertirán en filtros en el portal 1-2-1, para que los usuarios puedan acortar la lista de usuarios. Estas preguntas también son requisitos para poder configurar Matchmaking (usuarios recomendados) en el organizador de reuniones 1-2-1.

11. Enviar correo recordatorio

Puedes enviar de manera manual un e-mail a todos los asistentes que contenga información relacionada con el total de solicitudes de reunión recibidas, aceptadas y declinadas (en las últimas 24 horas) haciendo clic en Enviar ahora, en la pestaña de Notificaciones.

Ten en cuenta que tendrás que configurar este e-mail en la pestaña Correos automáticos.

12. Gestionar las reuniones de los asistentes (opcional)

En el caso de que, como organizador del evento, quieras gestionar las reuniones, puedes hacerlo a través de Asistentes y Reuniones.

Para organizar una reunión, tendrás que seleccionar el día y la franja horaria primero. Luego, tendrás que elegir una mesa. Al hacer clic en una mesa, se abrirá una ventana emergente con la lista de asistentes, donde tendrás que seleccionar al primer participante. Haz clic en Añadir un segundo asistente a esta mesa para elegir un segundo participante y clica en Confirmar reunión.

13. Configurar matchmaking (opcional)

Puedes configurar reglas para el matchmaking para que los asistentes tengan usuarios recomendados cuando intenten solicitar reuniones en el portal 1-2-1. Estas reglas se basan en las preguntas que has añadido en la sección Preguntas y Filtros.

‌Para crear una nueva regla, haz clic en Crear grupo de filtros. Entonces tendrás que hacer clic en Añadir un nuevo filtro en “Si el usuario responde” y “Se le recomendarán usuarios que respondan”

Durante el evento

1. Gestionar reuniones (opcional)

Como organizador del evento, puedes organizar reuniones nuevas o puedes eliminar reuniones ya existentes a través de la pestaña Asistentes y Reuniones.

2. Enviar recordatorios de reuniones (opcional)

Si el organizador de reuniones todavía está abierto, puedes enviar un e-mail a todos los asistentes que contenga información relacionada con el total de solicitudes de reunión recibidas, aceptadas y declinadas (en las últimas 24 horas) haciendo clic en Enviar ahora, en la pestaña de Notificaciones.

Ten en cuenta que tendrás que configurar este e-mail en la pestaña Correos automáticos.

Después del evento

1. Descargar la lista de asistentes

Si quieres descargar la lista de usuarios final, haz clic en Descargar Lista en la sección LISTA DE ASISTENTES del Panel de gestión. Podrás descargarla en formato XLS o CSV.

2. Descargar informes de reuniones

La pestaña de informes te permite descargar información clave relacionada con todas las reuniones que han transcurrido en el organizador de reuniones 1-2-1. Hay cuatro informes que puedes descargar:

• Mesas y franjas horarias: muestra todas las franjas horarias, mesas y reuniones confirmadas en un formato de tabla.

• Mesas: el formato del informe se adapta para resaltar las mesas junto con sus reuniones correspondientes. También se puede ver información adicional, como si la reunión ya ha tenido lugar y los testimonios de cada asistente.

• Franjas horarias: el formato del informe está adaptado para resaltar las franjas horarias y sus reuniones. También se puede ver información adicional, como si la reunión ya ha tenido lugar y los testimonios de cada asistente.

• Solicitudes de asistentes: muestra todas las solicitudes confirmadas, pendientes, enviadas y canceladas, así como los asistentes a los que se enviaron estas solicitudes.

Buenas Prácticas

Estas son algunas de las buenas prácticas que recomendamos para maximizar el uso del organizador de reuniones:

• Decide si vas a mantener el evento de networking como un evento exclusivo para los asistentes o si permitirás el acceso a cualquier persona que tenga el enlace del portal 1-2-1.

• Crea filtros, ya que ayudarán a los usuarios a acortar la lista de asistentes. También son fundamentales si vas a activar el matchmaking.

• Configura restricciones entre las diferentes categorías de usuario. ¿Quién puede reunirse con quién? ¿Cuántas reuniones puede tener esta categoría de usuario?

• Para eventos de varios días, puedes configurar restricciones de reunión para evitar que los usuarios organicen reuniones durante ciertos días.

• Prueba el proceso de invitación/registro del organizador de reuniones 1-2-1 antes de invitar a asistentes. Esto te permitirá revisar el formulario de registro, correos automáticos, restricciones, etc.