Organizador de Reuniones 1-2-1

El organizador de reuniones 1-2-1 es una herramienta muy útil que permite que tus asistentes se comuniquen y organicen reuniones entre dos personas, de ahí el juego de palabras en inglés, "one-to-one"

Si aún no eres cliente de Eventscase, y quieres descubrir cómo podemos ayudarte a crear tu organizador de reuniones para eventos visita nuestra web:

Software de networking para eventos

Portal 1-2-1

Para entender este producto, es importante comprender cómo lo ve el usuario. El portal 1-2-1 es donde se gestionan las reuniones y donde se crea tu agenda personal.

Responder al cuestionario 1-2-1

El cuestionario 1-2-1 es una buena forma para que tus asistentes configuren su perfil de networking. Puedes pedirles que respondan a diferentes preguntas que podrán actuar como filtro y se convertirán en las bases para establecer los vínculos de relaciones empresariales (matchmaking).

Cómo gestionar solicitudes de reunión

Cómo solicitar una reunión

Para solicitar una reunión tendrás que hacer clic en Programar reuniones en el portal 1-2-1. En una ventana emergente, se mostrarán todos los asistentes disponibles que pueden filtrarse según su tipo de usuario y sus respuestas al cuestionario. Si el organizador del evento activó la opción matchmaking, podrás ver los asistentes más afines contigo en Recomendaciones.

Si te interesa alguien, haz clic en Reservar reunión y podrás seleccionar el día, hora y mesa (o espacio virtual en eventos no presenciales). También podrás añadir un mensaje personal a tu solicitud antes de hacer clic en Enviar solicitud. Una vez enviada, aparecerá en tus solicitudes Enviadas hasta que sea aceptada o denegada.

En el caso de que el evento sea virtual, se creará un enlace de videoconferencia en la solicitud de la reunión, siempre y cuando el organizador haya activado esta opción:

Puedes eliminar el enlace y añadir uno propio (Zoom, Google Meet, etc.) si no deseas utilizar la plataforma de videoconferencias de EventsCase.

Cómo aceptar o denegar una solicitud

Cuando alguien te envía una solicitud de reunión, recibirás un email automático. Para gestionar la solicitud se te redirigirá al portal 1-2-1, donde podrás ver todas las solicitudes en la sección Recibidas. Podrás ver un resumen de la reunión, pero tendrás que hacer clic en Ver para acceder a todos los detalles y responder a la solicitud. Tienes tres opciones: puedes aceptar la reunión, rechazarla o denegarla y proponer otra fecha/hora.

Cómo cancelar una reunión confirmada

Para cancelar una reunión confirmada, ve a reuniones Aceptadas o accede a la reunión directamente desde MI AGENDA. Encontrarás el botón Cancelar reunión en la parte inferior de la ventana emergente. Esta acción no puede deshacerse; una vez la reunión haya sido cancelada, se tendrá que volver a agendar.

Cómo añadir una nota privada

Si quieres añadir una nota privada, puedes hacerlo clicando en el icono que se muestra abajo, o también visionando manualmente una reunión confirmada. Puedes añadir una nota privada que no se compartirá con el otro asistente.

Cómo puntuar una reunión

Puntuar la reunión ayudará al organizador a saber qué reuniones tuvieron lugar y si tienes algún feedback o comentario que te gustaría compartir (sólo será visible para el organizador del evento).

Al hacer clic en el botón ¡Puntúa la reunión! se abrirá la siguiente ventana emergente:

Recibirás un correo automático una vez haya terminado tu reunión pidiéndote que la puntúes (con el mismo formulario de arriba).

Cómo acceder a una reunión

En eventos físicos, simplemente tendrás que acudir al lugar establecido a la hora acordada y reunirte con la otra persona.

En eventos online es tan fácil como unirse a una videoconferencia con el otro participante. Abre una reunión confirmada y haz clic en Unirse a la reunión. La videollamada se abrirá en otra pestaña.

Los asistentes recibirán un correo electrónico al finalizar la reunión donde pueden confirmar si se realizó la reunión y añadir un testimonio para el organizador del evento.

Cómo descargar tu agenda personal o exportarla a un calendario externo

En el portal 1-2-1 puedes descargarte tu agenda personal haciendo clic sobre el icono de descarga. Se guardará en formato PDF. Además puedes exportar tus reuniones a un calendario externo como Google Calendar o a un archivo ICS.

Ahora que hemos visto cómo funciona el organizador de reuniones 1-2-1, es hora de explorar el menú de soporte para organizadores de eventos. Esta herramienta de networking puede funcionar como producto independiente, ya que tiene su propia lista de asistentes. Como es un producto aparte, con su propio menú, las fechas y horas se pueden configurar y no tienen por qué coincidir con las del evento principal.

Panel de gestión

El panel de gestión proporciona una vista rápida a la información básica relacionada con tu evento 1-2-1, incluyendo el título, la URL del portal 1-2-1, la fecha, el lugar de encuentro, y algunas estadísticas:

Estadísticas de solicitudes y reuniones: esta sección te indicará el total de solicitudes enviadas y cuántas se han confirmado, están pendientes o han sido rechazadas. También puedes descargar un informe para cada caso.

Otras estadísticas: aquí encontrarás el número de reuniones que han sido creadas de manera manual por ti, como organizador del evento, así como los espacios de reunión creados, libres y sugeridos en las solicitudes. Por último, podrás ver el número de notas privadas que han escrito los usuarios del 1-2-1.

Estadísticas de asistentes: esta sección te dirá cuántos asistentes se han subido a tu evento 1-2-1 y cuántos están activos. Los perfiles activos son los usuarios que ya han accedido al portal 1-2-1 a través del enlace. Puedes descargarte esta información haciendo clic en el botón de descarga.

TOP 50: LOS MÁS SOLICITADOS y TOP 50: LOS QUE MÁS SOLICITUDES ENVÍAN: aquí podrás ver los asistentes con más demanda (los que han recibido más solicitudes) y los usuarios más activos (los que han enviado más solicitudes).

Si te desplazas hacia el final de la página, encontrarás la actual lista de asistentes de tu evento 1-2-1. Esta explicación está más desarrollada abajo, en la sección Lista de asistentes.

Para lanzar el portal 1-2-1 tienes que publicarlo primero haciendo clic en el botón naranja que pone Publicar.

Configuración básica

Aquí puedes gestionar la configuración general de tu evento como: título, URL del portal 1-2-1, logo y descripción (puede utilizarse para dar instrucciones).

Idiomas

Esta pestaña te permite añadir diferentes idiomas para el cuestionario 1-2-1 (que todos los usuarios tienen que responder la primera vez que usen el portal 1-2-1).

La interfaz de usuario del organizador de reuniones 1-2-1 está sólo disponible en inglés y español.

Por defecto sólo podrás añadir dos idiomas en esta sección: inglés y español. Por favor, si necesitas añadir más idiomas notifícaselo a tu Project Manager, ya que tendrán que activarse en tu plataforma.

Franjas horarias

Las franjas horarias las define el organizador del evento. Estos serán los intervalos de tiempo en los que tus asistentes podrán organizar reuniones entre sí. Por ejemplo, si las reuniones duran 30 minutos y discurren durante toda la mañana, puedes añadir las siguientes franjas horarias:

09:00 - 09:30 09:30 - 10:00 10:00 - 10:30 10:30 - 11:00 11:00 - 11:30 11:30 - 12:00

Puedes añadir franjas horarias de manera manual (una a una) haciendo clic en Añadir, o subirlas de golpe utilizando un archivo CSV haciendo clic en Subir CSV. Puedes añadir tantos intervalos de tiempo como quieras a lo largo del evento de networking.

En la parte inferior de la página puedes seleccionar el diseño de cómo los asistentes elegirán la hora y la mesa al enviar una solicitud de reunión.

Mesas

Aparte de elegir una hora en concreto, los asistentes tendrán que elegir una "mesa" para cada solicitud de reunión, ya que indica dónde tendrá lugar la reunión. Para eventos físicos, el término "mesa" se refiere a cualquier espacio de reuniones definido, ya sea una mesa, un stand, o un centro de reuniones. Para eventos virtuales, simplemente puedes poner "Reunión Virtual" en el nombre de todas las mesas, ya que los asistentes se reunirán a través de un enlace de videoconferencia en vez de un espacio físico.

Las mesas, que pueden renombrarse para representar una empresa, pueden reservarse para personas concretas. Si un usuario tiene una mesa reservada, sólo podrá reunirse en esa mesa.

Si estás usando el producto Expositores y el Organizador de Reuniones 1-2-1 a la vez, las mesas se crearán de manera automática para cada expositor. El nombre de la mesa será el nombre del expositor y se reservará automáticamente para los miembros del staff.

El número de mesas determinará el número de reuniones posibles durante todo el evento 1-2-1. Por ejemplo, si hay 3 franjas horarias y 10 mesas, significa que puede haber un máximo de 30 reuniones.

Proceso de registro

Por defecto, el proceso de registro será "por invitación solamente". Esto significa que sólo podrán participar los usuarios que estén en la lista de asistentes que aparece en el Panel de Control.

Esta configuración es la recomendada para que sólo los asistentes autorizados puedan utilizar el Organizador de Reuniones 1-2-1. Si deshabilitas la casilla Por invitación solamente, cualquier persona que tenga acceso al enlace del portal 1-2-1 podrá registrarse y unirse.

Categorías de usuario

Las categorías de usuario son como los tipos de asistente dentro del evento principal. Puedes asignarlas a los asistentes para clasificarlos en grupos.

Para crear una categoría de usuario, haz clic en Añadir y aparecerá esta ventana emergente:

Configuración - Elige la configuración general para esta categoría de usuario como: si puede añadir un mensaje a la solicitud de reunión, o si esta categoría de usuario es un anfitrión (los usuarios sólo pueden seleccionar una única franja horaria en sus solicitudes a este tipo de usuario, y éste aceptará automáticamente la petición).
No puede contactar directamente para enviar solicitudes a - Puedes restringir ciertas a categorías de usuario de contactar y enviar solicitudes de reunión a usuarios de otras categorías.

Ejemplo: Si limitas a los Delegate de que contacten con los ponentes, entonces "Ponentes" no aparecerá en la lista desplegable de Filtrar por tipo de usuario en el portal 1-2-1.

Límites - Puedes limitar el número total de solicitudes y reuniones confirmadas permitidas por categoría de usuario.

Si estás auto-registrando asistentes del evento principal al organizador de eventos 1-2-1, asegúrate de que las categorías de usuario son exactamente las mismas que las del evento principal.

Preguntas y Filtros

Los usuarios deberán contestar al cuestionario del Organizador de Reuniones 1-2-1, independiente al del evento principal, cuando accedan por primera vez al portal 1-2-1.

En esta sección, las preguntas cerradas funcionan exactamente igual que en el formulario de registro del evento principal.

Las preguntas que añadas actuarán como filtros en el portal 1-2-1 para que los usuarios puedan reducir la lista de asistentes. Estas preguntas también son un requisito para configurar Matchmaking (usuarios recomendados) en el organizador de reuniones 1-2-1.

Haz clic en Añadir pregunta/texto para añadir una nueva pregunta.

Para ver las estadísticas basadas en las respuestas a tus preguntas, haz clic en Estadísticas.

Autorregistro

Esta pestaña te da la opción de sincronizar la lista de asistentes del evento principal con la lista que se encuentra en el Panel de control del Organizador de Reuniones 1-2-1. Esto permite que los asistentes que se estén registrando en el evento principal, se conviertan en usuarios 1-2-1 automáticamente.

La lista desplegable de Categoría asignada por defecto permite que se le asigne una categoría de usuario ya existente a todos los asistentes que se registren de manera automática desde el evento. Esto sólo es necesario si ninguna categoría de usuario coincide con ningún tipo de asistente del evento principal.

Si quisieras activar una configuración de sincronización avanzada, marca la casilla Habilitar requisitos avanzados para ser sincronizados y elige los tipos de asistente que quieres que se sincronicen con la lista de asistentes del organizador de reuniones 1-2-1.

La configuración de sincronización avanzada te permite proporcionar acceso al organizador de eventos 1-2-1 a grupos específicos. Por ejemplo, puedes elegir que sólo los "Speakers" y "Sponsors" se auto-registren. Esto significa que los usuarios del evento principal que estén en la categoría "Delegate" no pasarán a ser usuarios 1-2-1.

Por favor, ten en cuenta los siguientes puntos antes de activar la opción de habilitar requisitos avanzados para ser sincronizados:

Los tipos de asistente del evento principal ya están configurados.
Tus asistentes pueden seleccionar, por lo menos, uno de los tipos de asistente de abajo cuando se registran en el evento principal.
Si añades asistentes de manera manual (a través del botón Añadir usuario o la plantilla CSV) al evento principal, asegúrate de asignarles el tipo de asistente correcto.

En esta sección encontrarás dos opciones sobre cómo auto-registrar asistentes:

No invitado (recomendado):

Los asistentes se registrarán automáticamente como "no invitado" por defecto. Tendrás que invitarlos manualmente al evento 1-2-1 para que puedan comenzar a organizar reuniones.

Una vez estén invitados, recibirán un correo electrónico de bienvenida que puedes personalizar en la pestaña Correos automáticos. En este correo les puedes facilitar instrucciones personalizadas y proporcionarles las credenciales para acceder al 1-2-1, si no han accedido con anterioridad a la plataforma de EventsCase.

Invitado (avanzado):

Cada nuevo asistente del evento principal se registrará y será invitado al evento 1-2-1 de manera automática. Esta opción se salta el proceso de invitación manual.

¡Ten cuidado! Esta opción invita al usuario directamente a la plataforma 1-2-1 una vez este entra a la lista definitiva de asistentes, pero no envía un correo electrónico adicional de bienvenida con sus datos de acceso o instrucciones para utilizar este producto. Si eliges esta opción, asegúrate de que ya han recibido instrucciones y sus credenciales a través del evento principal.

Cuando se activa el autorregistro, recomendamos que la condición de la invitación sea No invitado, ya que te proporciona tiempo para configurar el organizador de reuniones 1-2-1 por completo. Puedes invitar a los usuarios auto-registrados más adelante cuando todo esté listo.

Si se te olvidó activar el autorregistro y te gustaría sincronizar las listas del evento principal y el Organizador de Reuniones 1-2-1, haz clic en el botón Registrar asistentes.

Restricción de reuniones por fecha

Puedes restringir que tus asistentes organicen reuniones en fechas específicas. Estas restricciones por fecha se pueden aplicar a cada asistente cuando los añadas de manera manual, o asignar restricciones a ciertos tickets del evento principal.

Aunque las reuniones estén restringidas en fechas concretas, los asistentes siempre podrán acceder a la plataforma 1-2-1 y la agenda del evento.

Para crear una restricción haz clic en Añadir. Tendrás que elegir las fechas en las que los asistentes pueden unirse al evento. Por ejemplo, si un asistente puede unirse sólo el primer día de un evento que dura cuatro días, tendrás que marcar la fecha del primer día.

Si has activado el autorregistro, puedes asignar automáticamente una restricción de reunión por fecha a un usuario de 1-2-1 según el tipo de ticket que hayan comprado en el proceso de registro del evento principal.

Configuración

Esta pestaña te permite gestionar la configuración general del evento 1-2-1. Aquí puedes decidir si tus asistentes pueden enviarse mensajes privados, descargar la lista de asistentes, etc. La mayoría de las opciones que aparecen no precisan de explicación. Pasa el ratón por encima del globo de ayuda si necesitas ver más información relacionada con alguna de las configuraciones.

Si necesitas que los usuarios 1-2-1 no puedan enviar más solicitudes de reunión, cierra el programador de reuniones entero seleccionando Cerrado y haciendo clic en Guardar.

Esto permitirá que los asistentes puedan aceptar o denegar las peticiones que ya tengan, cambiar reuniones ya confirmadas o gestionarlas, pero no les permitirá enviar nuevas solicitudes.

Para activar la creación automática del enlace de videoconferencia de una solicitud de reunión, tendrás que activar esta opción:

Las opciones de Mostrar columna de sesiones y Permitir gestionar al usuario su agenda de sesiones del evento permiten que los usuarios 1-2-1 visualicen las sesiones de la agenda del evento principal y, a su vez, añadir sesiones específicas a su agenda personal en el portal 1-2-1.

Aquí tienes un ejemplo de cómo añadir sesiones del evento principal a tu agenda personal (para usuarios 1-2-1):

Hay tres configuraciones al final de la página:

Los usuarios no invitados aún, aceptarán automáticamente todas las solicitudes recibidas (sólo es relevante si hay usuarios no invitados e invitados utilizando el organizador de eventos al mismo tiempo)
Los asistentes solo pueden concertar una única reunión con cada asistente durante el evento (esto motiva a los asistentes a reunirse con otras personas)
No cancelar automáticamente las solicitudes pendientes recibidas de un asistente concreto cuando una de ellas sea aceptada (en el caso de que se hayan enviado múltiples solicitudes al mismo usuario 1-2-1)

Si cualquiera de ellas se aplicase a tu evento, marca la casilla correspondiente y recuerda Guardar.

Gestión de reuniones

Esta pestaña te muestra todas las franjas horarias y las mesas que se hayan creado para cada día (si el evento 1-2-1 es de varios días), así como las reuniones confirmadas. Esta sección es bastante importante, ya que te permite establecer reuniones como organizador del evento.

Para establecer una reunión como organizador del evento, primero tendrás que seleccionar el día y la franja horaria, y luego elegir una mesa. Al hacer clic en una mesa se abrirá una ventana emergente con la lista de asistentes, donde tendrás que seleccionar al primer participante. Haz clic en Añadir un segundo asistente a esta mesa para elegir al segundo participante, y luego en Confirmar reunión.

Lista de asistentes

Esta pestaña te muestra todos los asistentes registrados a tu evento 1-2-1. Aquí podrás ver su nombre, empresa y rol. También podrás visualizar la cantidad de reuniones que han organizado y fueron invitados al portal 1-2-1.

Utiliza los filtros de arriba para filtrar los asistentes y haz clic en Invitar a los filtrados para invitarlos al evento:

Ten siempre en cuenta que los usuarios no tendrán acceso al organizador de reuniones hasta que se les invite.

En el extremo derecho de cada fila de asistente encontrarás diferentes opciones:

El icono de la silueta te mostrará la actividad del asistente: las solicitudes pendientes, las reuniones confirmadas, las canceladas y las enviadas.

El icono del lápiz te permite volver a enviar la invitación, editar los detalles del perfil y limitar las solicitudes y reuniones del asistente.

El icono de la papelera te permite eliminar al usuario. Por su parte, el icono de descargar te ofrece la opción de bajarte la agenda personal del asistente.

Hay dos opciones para añadir usuarios en el organizador de reuniones 1-2-1.

Añadirlos de manera manual: haz clic en Añadir asistente y rellena los campos. Puedes elegir la categoría, las preferencias y las restricciones. También puedes elegir si estarán automáticamente invitados al 1-2-1 o no.

Añadir a los asistentes mediante un archivo CSV: haz clic en Subir asistentes y descárgate la plantilla CSV. Tendrás que rellenar todas las columnas obligatorias como son "Nombre", "Apellido", "E-Mail" y "¿Enviar invitación? Sí / No". Una vez completas la plantilla CSV, súbela y haz clic en Subir archivo.

Correos automáticos

En esta pestaña encontrarás los diferentes desencadenantes para los correos automáticos que se envían a los usuarios 1-2-1.

Cuando se invita a un usuario: este correo se activa cuando invitas a un usuario al Organizador de Reuniones 1-2-1.

Por favor, ten en cuenta que hay una diferencia entre añadir al usuario al Organizador de Reuniones 1-2-1 e invitarlo. Un asistente puede estar añadido, pero no invitado.

Cuando un usuario recibe información sobre una invitación para reunión: este e-mail informa al usuario sobre si ha recibido una solicitud de reunión nueva, o si alguien ha aceptado o denegado su solicitud.
Resumen de solicitudes diarias: este correo no se activa automáticamente, pero puedes personalizarlo aquí. Para enviar este correo, ve a Notificaciones y haz clic en Enviar ahora.

Los usuarios invitados manualmente al Organizador de Reuniones 1-2-1 siempre reciben el correo Cuando se invita a un usuario, aunque hayas desactivado este correo.

Notificaciones

Puedes enviar de manera manual un correo electrónico a todos los asistentes que contenga información relacionada con el número total de solicitudes recibidas, aceptadas y denegadas (en las últimas 24 horas) haciendo clic en Enviar ahora.

Ten en cuenta que este email hay que configurarlo desde la pestaña Correos automáticos:

Diseño

La pestaña Diseño te permite configurar algunos elementos visuales del portal 1-2-1 como la imagen de cabecera y sus configuraciones básicas.

La imagen de cabecera aparecerá en la parte superior del portal 1-2-1. Puedes ajustarla, si lo necesitas.

Informes

La pestaña de informes te permite descargar datos clave relacionados con todas las reuniones que han tenido lugar a través del Organizador de Reuniones 1-2-1. Hay cuatro informes para descargar:

Mesas y franjas horarias: muestra todas las franjas horarias, mesas y reuniones confirmadas en un formato de tabla.
Mesas: el formato del informe se adapta para resaltar las mesas junto con sus reuniones correspondientes. También se puede ver información adicional, como si la reunión ya ha tenido lugar y los testimonios de cada asistente.
Franjas horarias: el formato del informe está adaptado para resaltar las franjas horarias y sus reuniones. También se puede ver información adicional, como si la reunión ya ha tenido lugar y los testimonios de cada asistente.
Solicitudes de asistentes: muestra todas las solicitudes confirmadas, pendientes, enviadas y canceladas, así como los asistentes a los que se enviaron estas solicitudes.

Matchmaking

Esta sección te permite configurar las normas de matchmaking para que los asistentes tengan usuarios recomendados cuando intenten solicitar reuniones en el portal 1-2-1. Estas normas se basan en las preguntas que hayas añadido en la sección Preguntas y Filtros.

Para crear una nueva norma, haz clic en Crear grupo de filtros. Luego tendrás que hacer clic en Añadir nuevo filtro en "Si el usuario responde" y en "Se le recomendarán usuarios que respondan".

Por ejemplo, puedes elegir que los que hayan respondido "Sí" a la pregunta ¿Estás buscando empleo?, se les empareje con los que hayan respondido "Sí" a la pregunta ¿Estás interesado en contratar a alguien?.

Aquí hay otro ejemplo de cómo añadir una norma nueva:

Recuerda que todos los asistentes podrán ver la lista completa de asistentes debajo de sus usuarios recomendados.