Viaje de Usuario del Organizador
Asegúrate de que el sistema de reuniones está activado en la plataforma antes de iniciar el proceso de configuración. Si no puedes ver la pestaña Reuniones dentro de los AJUSTES DE ASISTENTES de tu evento, comunícate con tu Project Manager o con el Centro de ayuda.
PANEL DE GESTIÓN DE REUNIONES
Dentro del panel de Gestión de Reuniones, hay dos casillas de verificación que puedes seleccionar:
Activar reuniones programadas: este es el control principal para activar o desactivar el nuevo sistema de reuniones para los asistentes. Al desmarcar esta casilla, se eliminará el botón "Solicitar reunión" de los perfiles de los asistentes en el Digital Venue.
Activar videollamadas en las reuniones: al marcar esta casilla, se generará un enlace de videoconferencia en cada solicitud de reunión
Resumen de todas las reuniones
En la sección "Resumen de todas las reuniones" podrás ver la actividad de los asistentes y descargar un informe que contiene toda la información relacionada con las solicitudes de reunión .
Horario disponible
En esta sección puedes configurar las horas exactas en las que los asistentes pueden programar reuniones entre ellos. Haz clic en el botón +Añadir para programar un nuevo horario. Esto te permitirá establecer una fecha específica, hora de inicio y hora de finalización.
En el siguiente ejemplo, el organizador del evento ha preparado un nuevo horario de disponibilidad el 30 de diciembre de 2022 de 15:00h a 17:00h. Esto significa que los asistentes solamente pueden reservar reuniones dentro de dicho horario.
También es importante dividir el horario en bloques de X minutos a través del menú desplegable (Dividir cada franja de disponibilidad en bloques de). Según el ejemplo, configurar estas franjas en 30 minutos significa que los asistentes pueden programar reuniones de 15:00 a 15:30h, 15:30 a 16:00h, 16:00 a 16:30h y finalmente de 16:30 a 17:00h el 30 de diciembre de 2022.
Espacios de reunión
Por último, puedes configurar los espacios de reunión como organizador del evento. Para activar los espacios de reunión, debes marcar la casilla "Activar espacios de reunión".
Los espacios de reunión se deben de activar únicamente en eventos de formato físico o híbrido. Si estás organizando un evento virtual, simplemente deberás activar las videollamadas, como hemos explicado anteriormente.
Para añadir un nuevo espacio, haga clic en +Añadir.
Hay tres tipos de espacios que puedes crear en función de la capacidad del espacio:
1.Ilimitada: esto significa que el espacio donde se reunirán tus asistentes no tiene un aforo limitado. Si tienes una zona de reuniones donde la capacidad no es un problema, esta sería la opción más adecuada.
2.Limitado - selecciona aforo total: esto significa que el área de reunión tiene una capacidad limitada. Poner 200, por ejemplo, significa que solo 200 personas pueden estar dentro del mismo espacio al mismo tiempo.
3.Limitado - Crear mesas: esta última opción es para reuniones más estructuradas donde hay mesas designadas para cada reunión confirmada. Primero debes nombrar el espacio y elegir cuántos participantes se permiten por cada mesa. Por ejemplo, poner "2" en Asientos por mesa significa que solo se permiten 2 personas en cada mesa. Haz clic en Guardar.
Ahora que el espacio está configurado, puedes hacer clic en +Añadir para añadir las mesas. Estas mesas se etiquetarán numéricamente.
La plataforma asignará aleatoriamente las mesas para los asistentes para evitar la superposición de solicitudes de reunión.
Correo electrónico automático
Como elemento relacionado con la configuración del sistema de reuniones, puedes configurar el correo electrónico que recibirán los asistentes cuando tengan nuevas solicitudes de reunión.
Simplemente ve a AJUSTES DE ASISTENTES > Correos automáticos y edita el último elemento de la lista: Correos de reuniones de la Digital Venue:
Aquí puedes marcar y configurar este correo electrónico como desees. Es importante que no omitas las merge tags relacionadas con la fecha/hora de la reunión y los participantes si deseas que aparezcan en el correo electrónico. Te mostramos algún ejemplo:
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